Hướng Dẫn Phần Mềm Bán Hàng Miễn Phí Dân Trí Soft

- Khi in đơn hàng cần ghi chú thông tin riêng cho đơn hàng như ảnh dưới

- Cần chỉnh sửa ngày ghi sổ cho hóa đơn bán hàng để phản ánh doanh thu đúng theo ngày.

Cách làm: tạo đơn bán hàng bình thường >> nhấn vào nút Giao hàng (hoặc phím tắt F8): tại đây có thể thêm vào trường Ghi chú, chỉnh sửa ngày ghi sổ >> nhấn Lưu để hoàn tất ghi chú >> ra màn hình bán hàng nhấn In hóa đơn để thấy sự thay đổi.

* Chú ý: Dòng ghi chú chỉ thể hiện ở khổ in A4 hoặc A5.

- Khi kết thúc ca làm việc sẽ nhấn vào nút Kết ca (phím tắt F7) sẽ hiển lên form với đầy đủ thông tin kết ca. Nhấn Lưu để mở ra trang in ấn phiếu kết ca và thực hiện việc bàn giao ca. Khi Lưu và in ấn phần mềm sẽ tự động cho đăng xuất tài khoản, để người mới đăng nhập tài khoản mới để tiếp tục sử dụng. Nếu không sử dụng thì chỉ cần nhấn Kết ca và không cần quan tâm tính năng mặc định này.

- Để xem doanh thu bán hàng ta vào menu Doanh thu và chọn chức năng cần xem. Lưu ý phần mềm có chức năng cho hiển thị hoặc cho ẩn cột cần xem để thuận tiện cho người sử dụng, cách làm theo ảnh dưới.

- Có thể xem báo cáo bán hàng bằng điện thoại mọi lúc mọi nơi, dùng điện thoại để mở trình duyệt web rồi đăng nhập vào website dantrisoft.online với mã gian hàng, tên đăng nhập và mật khẩu để xem báo cáo.

Nghiệp vụ hàng bán bị trả lại phát sinh khi khách hàng có nhu cầu trả/đổi lại hàng khác và cửa hàng có chính sách cho đổi trả.

Khi nghiệp vụ hàng bán bị trả lại (Dân Trí Soft gọi tắt là Trả hàng) thì phần mềm sẽ ghi nhận như sau:

Bước 1: Vào màn hình bán hàng click chọn nút Trả hàng để thực hiện nghiệp vụ hàng bán bị trả lại.

Bước 2: Thực hiện việc Trả hàng.

- Nhập chính xác mã hóa đơn khách trả hàng (khi in hóa đơn bán hàng luôn có dòng mã hóa đơn) rồi nhấn Tìm đơn hàng >> phần mềm sẽ hiện ra tất cả hàng hóa của đơn hàng >> điều chỉnh thông tin trả hàng cho hợp lý rồi nhấn In ấn phiếu trả hàng (nếu cần) và nhấn Lưu & Thêm để hoàn thành.

Bước 3: Xem báo cáo trả hàng.

- Vào menu Doanh thu >> Tổng hợp trả hàng.

Quản lý tiền tránh thất thoát là nhiệm vụ quan trọng khi bán hàng, trước đây khi nhân viên vào ca - kết ca - bàn giao tiền bánh hàng thường sẽ làm trên sổ sách nhưng nay sử dụng phần mềm Dân Trí Soft thì việc vào ca - kết ca - bàn giao ca được làm ngay trên phần mềm, in ấn phiếu bàn giao ca đơn giản nhanh chóng, và quản lý chặt chẽ.

- Ý nghĩa của nghiệp vụ báo cáo kết ca: là tổng hợp doanh thu từ lúc vào ca cho đến khi thực hiện động tác Kết ca của một tài khoản (user) sử dụng phần mềm. Doanh thu chỉ được ghi nhận khi và chỉ khi tài khoản bấm vào Lưu hóa đơn, tức tài khoản nào Lưu hóa đơn thì doanh thu được gán cho tài khoản đó. 

- Nhờ logic này mà ở cùng một thời điểm nếu có nhiều thu ngân thực hiện bán hàng và kết ca (ví dụ nhiều có nhiều nhân viên thu ngân trong 1 ca làm việc) thì Dân Trí Soft đều tính toán chính xác được.

- Nhân sự khi đăng nhập vào phần mềm sẽ hiện ra giao diện khai báo tiền đầu ca (nếu không hiện lên chỉ cần vào nút Mở rộng >> Khai báo tiền đầu ca), nhân sự sẽ kiểm đếm số tiền để nhập liệu và phần mềm tự động tính toán ra tổng số tiền đầu ca. Ví dụ ảnh bên dưới là sau khi nhập liệu số tờ tiền cho từng mệnh giá và phần mềm tính tổng là 6 triệu đồng.

Lưu ý: Có đăng nhập để Vào ca thì bắt buộc phải có nhấn vào chức năng Báo cáo kết ca và nhấn Kết ca thì mới hoàn tất. Bản chất của nghiệp vụ Kết ca là tổng kết tiền theo User đăng nhập từ lúc vào ca cho đến khi nhấn vào nghiệp vụ Kết ca. Nếu Vào ca nhưng không nhấn chức năng Báo cáo kết ca thì sẽ xảy ra báo cáo kết ca sai.

- Ví dụ: Nhân viên có user nhanvien01 vào ca từ 6h - 10h sáng, vào 10h kiểm đếm tiền thì thu được 1.000.000 đồng và còn đang chờ phục vụ là 100.000 đồng. Làm chuẩn mực theo đúng nghiệp vụ thì bạn ấy sẽ vào chức năng Báo cáo kết ca, phần mềm sẽ load lên đúng thông tin là thu được 1.000.000 đồng và đang chờ phục vụ là 100.000 đồng. Sau đó phải nhấn Kết ca và có thể in báo cáo kết ca thì phần mềm sẽ tự động đăng xuất user nhanvien01. Khi nhân viên mới vào ca tiếp theo cũng thực hiện tương tự tức có Vào ca thì phải có nhấn Báo cáo kết ca để thực hiện Kết ca.

- Và đây là tình huống sai nghiệp vụ: Cũng với ví dụ trên, khi vào đúng 10h bạn nhân viên có user nhanvien01 kiểm đếm tiền thì thấy đúng là thu được 1.000.000 đồng và còn đang chờ là 100.000 đồng, nhưng bạn quên hoặc do cẩu thả đã không nhấn Kết ca, bạn tắt phần mềm rồi chuyển cho nhân viên ca sau. Nhân viên ca sau có user nhanvien02 làm từ 10h - 18h khi đăng nhập, thì phần mềm ghi nhận là còn bàn chờ phục vụ là 100.000 đồng. Giả sử trong thời gian từ 10h - 18h bán được là 1.900.000 đồng & thanh toán xong bàn đang chờ của ca trước 100.000 đồng, tức tiền thu về là 2.000.000 đồng (=1.900.000 + 100.000), bạn nhấn vào Báo cáo kết ca và thực hiện kết ca đúng chuẩn mực nghiệp vụ. Từ 18h - 22h bạn nhân viên có user nhanvien01 vào làm lại, bạn đăng nhập vào phần mềm thì ngay lập tức phần mềm đã ghi nhận bạn này đã thu 1.000.000 đồng ở ca sáng mà chưa có Kết ca, bản chất của nghiệp vụ Kết ca là tổng kết tiền theo User đăng nhập từ lúc vào ca cho đến khi nhấn vào nghiệp vụ Kết ca. Giả sử thời gian từ 18h - 22h này bán được 500.000 đồng. Vào cuối ca bạn nhanvien01 thực hiện chuẩn nghiệp vụ là nhấn vào Báo cáo kết ca thì hiện ra thông tin: Số tiền cuối ca là 1.500.000 đồng, bạn sẽ thấy hoảng lên vì thực tế thu có 500.000 đồng cơ mà. Thực ra, ý nghĩa con số kết ca ở đây là 1.500.000 đồng = 500.000 đồng của ca tối + 1.000.000 đồng của ca sáng từ 6h - 10h mà chưa làm nghiệp vụ kết ca. Khi đã hiểu được lỗi sai này thì cần tuân thủ chuẩn nghiệp vụ là phải có nhấn Báo cáo kết ca để nhấn Kết ca.

- Tình huống khác khiến báo cáo kết ca sai với kiểm tiền: user này đang sử dụng thì có user khác đăng nhập vào bán hàng rồi Lưu hóa đơn nên phần mềm sẽ chia tách doanh thu cho tài khoản này vừa nhấn Lưu hóa đơn. Vì vậy khi bán hàng tuyệt đối không để máy tính cho người khác sử dụng, khi phân quyền không cấp quyền lưu hóa đơn mà thiếu sự kiểm soát chặt chẽ mà đổ lỗi cho nhau khi kết ca.

- Người nhân viên thu ngân sẽ làm nghiệp vụ bán hàng một cách bình thường trong suốt thời gian của ca, phần mềm sẽ ghi nhận doanh thu cho ca này để khi hết ca sẽ làm bước kết ca & bàn giao ca tiếp theo.

Lưu ý: Trong thời gian này tuyệt đối không cho nhân sự khác đăng nhập vào phần mềm vì có thể sẽ gây ra tình trạng báo cáo kết ca sai lệch, ví dụ trường hợp người khác đăng nhập vào và thao tác bán hàng phần mềm sẽ ghi nhận doanh thu bán hàng cho người đó khi họ đã lưu hóa đơn, nên khi kết ca phần mềm sẽ không tính đủ trong khoảng thời gian. Và để báo cáo kết ca đúng thì người thu ngân chỉ bán hàng bằng ứng dụng của thu ngân mà không bán hàng bằng trình duyệt web.

Lưu ý: Bắt buộc phải nhấn vào chức năng Báo cáo kết ca và nhấn nút Lưu kết ca thì mới hoàn tất nghiệp vụ: bản chất của nghiệp vụ Kết ca là tổng kết tiền theo User đăng nhập từ lúc vào ca cho đến khi nhấn vào Lưu kết ca. Nếu Vào ca nhưng không nhấn chức năng Báo cáo kết ca thì sẽ xảy ra báo cáo kết ca sai.

1. Khi kết ca, nhân sự sẽ vào nút Kết ca (hoặc nhấn phím tắt là F7) để mở lên báo cáo kết ca

2. Nhập các thông tin tiền thực tế để đối soát và kết ca với nhân sự ca tiếp theo.

- Một ca làm việc được định nghĩa: bắt đầu từ lúc đăng nhập Vào ca, có khai báo thông tin đầu ca & nhấn Lưu để ghi nhận đầu ca >> cho đến khi nhấn vào nghiệp vụ Kết ca & nhấn Lưu kết ca. Trong ca làm việc không nên để người khác thực hiện trên phần mềm trừ khi bạn đồng ý chịu trách nhiệm về tiền bạc.

- Phần mềm sẽ tự động lấy lên các thông tin như tiền hàng (tiền mặt bao nhiêu, tiền ngân hàng bao nhiêu), tổng tiền cuối ca và tiền của bàn đang phục vụ mà chưa thanh toán.

- Sau khi nhập liệu số tiền thực tế vào mục kiểm đếm tiền, trên lý thuyết thì số tiền kiểm đếm sẽ bằng số tiền cuối ca, trong thực tế có thể lớn hơn (do khách tip...), nhỏ hơn (do thất thoát...) thì tùy vào quy định của quán sẽ có cách chế tài khác nhau.

- Nhấn Lưu kết ca sẽ hiện ra thông tin phiếu in, có thể in để 2 nhân sự ký xác nhận, nếu không cần in thì nhấn Cancel để thoát. Chú ý là khi đã nhấn Lưu là nghiệp vụ kết thúc và không quay ngược lại nghiệp vụ được vì vậy cần cẩn thận trước khi nhấn Lưu.

- Khi nhấn Kết ca, phần mềm sẽ tự động cho đăng xuất tài khoản hiện tại để đăng nhập bằng tài khoản nhân sự ca tiếp theo. Phần mềm không giới hạn số lượng ca làm việc, tức có bao nhiêu nhân sự làm việc phần mềm vẫn ghi nhận rõ ràng, chính xác.

Làm thế nào để quản lý được:

- Bảng giá bán dành riêng cho khách hàng: ví dụ có hàng trăm khách hàng khác nhau với bảng giá bán dành riêng cho từng nhóm đối tượng thì làm sao nhớ được chính xác tuyệt đối, nhớ tự động.

- Mỗi lần thay đổi bảng giá dành riêng cho một nhóm khách hàng hoặc đối tượng khách hàng nào đó thì thật sự là nỗi ám ảnh và rất dễ sai xót.

Tất cả vấn đề trên sẽ được máy tính lưu trữ và ghi nhớ tự động để chuẩn xác 100% với Dân Trí Soft. Bài viết này sẽ hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ trên.

Bước 1: Tạo ra nhiều bảng giá bán khác nhau cho từng nhóm khách hàng khách hàng bán sỉ khác nhau và chỉnh sửa nhanh giá bán ngay ở trình duyệt web.

1.1 Thêm mới nhiều bảng giá bán sỉ khác nhau: nếu có nhiều bảng giá bán sỉ ta thêm mới như sau, vào Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> nhấn nút Thêm bảng giá (1) >> mở ra ô để thêm mới tên bảng giá bán sỉ, ta đặt tên cho bảng giá >> nhấn Lưu & đóng để hoàn tất việc thêm tên bảng giá.

1.2 Điều chỉnh bảng giá bán theo đúng nhu cầu: mặc định khi tạo ra tên bảng giá mới phần mềm sẽ lấy giá bán của bảng giá mặc định để đưa sang, muốn thay đổi giá bán cho bảng giá bán sỉ ta làm như sau: Đầu tiên chọn bảng giá >> tiếp theo click vào ô hàng hóa cần sửa để thay đổi giá bán >> nhấn Lưu để hoàn tất việc thay đổi giá bán (lưu ý có thể sửa hàng loạt hàng hóa sau đó nhấn mới Lưu).

Chú ý: có thể nhập bảng giá bằng cách import từ file excel có sẵn: cơ bản để import từ file excel bạn cần thực hiện qua các bước:

1. Tải file mẫu: Nhấn vào nút Import tại mục Thiết lập bảng giá >> Download Template Import.

2. Điền thông tin hàng hóa, giá bán sỉ vào file mẫu sau khi tải về.

3. Nhấn chọn tệp và dẫn tới file giá sỉ, chọn bảng giá Import và nhấn Import Data, rồi nhấn Lưu.

Bước 2: Tạo ra nhóm khách hàng để gán với bảng giá dành riêng cho khách hàng.

- Vào Danh mục >> Nhóm khách hàng >> nhấn Thêm mới để đặt tên cho nhóm khách hàng và bắt buộc phải gán trường Bảng giá phù hợp cho nhóm khách hàng đó, vì logic của phần mềm là khách hàng thuộc nhóm nào thì phần mềm sẽ tự động lấy bảng giá bán này áp dụng cho khách hàng đó, sau đó nhấn Lưu.

Ví dụ này là nhóm khách hàng 1 được gán Bảng giá 1, nhóm khách hàng 2 được giá Bảng giá 2, trong mỗi nhóm khách hàng thì có nhiều khách hàng khác nhau có trong nhóm.

Bước 3: Thêm mới thông tin khách hàng và chọn nhóm khách hàng cho phù hợp với khách hàng đó.

- Vào Danh mục >> Khách hàng - Thẻ VIP, nhấn Thêm mới để điền thông tin khách hàng và lưu ý là phải chọn Nhóm khách hàng cho phù hợp. Ý nghĩa ở đây: mỗi nhóm khách hàng có bảng giá khác nhau, vì vậy nếu thông tin khách này thuộc nhóm khách hàng nào thì phần mềm sẽ tự động lấy bảng giá dành riêng nhóm khách đó khi bán hàng cho người khách hàng này.

Bước 4: Cách bán hàng cho khách sỉ để phần mềm tự động load giá bán cho khách hàng đó.

4.1 Để phần mềm tự động load giá bán cho khách hàng đó thì đầu tiên phải chọn thông tin khách hàng trước khi lên đơn hàng.

4.2 Thực hiện việc bán hàng, in bill, lưu hóa đơn bình thường:

- Thứ nhất, việc bán sỉ cũng tương tự như nghiệp vụ bán lẻ nên hãy xem hướng dẫn: Bán hàng, in bill.

- Thứ hai, với bán sỉ có thể xảy ra tình huống là ngày hôm nay lập hóa đơn bán hàng cho ngày hôm qua, ngày hôm kia, kể cả tuần trước/tháng trước thì lên đơn bán hàng ra sao? Xem ảnh dưới để biết cách thực hiện: lên đơn hàng bình thường >> click vào nút Chi tiết (phím tắt F8) và ở dòng Ngày ghi sổ ta sẽ chọn lại ngày/tháng/năm cần lập hóa đơn bán hàng này, nhấn Lưu để ghi nhận ngày ghi sổ mới >> In hóa đơn và lưu hóa đơn bình thường.

Lưu trữ thông tin khách hàng như thế nào? Làm sao để quản lý được lịch sử mua hàng, doanh số mua hàng, liệt kê chi tiết hàng hóa khách mua theo khoảng thời gian nào đó? Đây là bài hướng dẫn để sử dụng đạt được mục tiêu này.

Đăng nhập vào phần mềm bằng trình duyệt website www.DanTriSoft.online.

1.1 Thêm mới thông tin khách hàng

- Đầu tiên là tạo Nhóm khách hàng: vào menu Danh mục >> Nhóm khách hàng >> nhấn Thêm mới.

1.2 Thêm mới thông tin khách hàng

- Vào Danh mục >> Khách hàng - thẻ VIP >> nhấn Thêm mới. Để quản lý thông tin khách hàng thì chỉ cần khai báo ở tab Thông tin chung và tab Thông tin khác.

- Ở màn hình Bán hàng: gõ vào ô tìm kiếm để chọn khách hàng trước sau đó lên đơn và bán hàng bình thường. Nhờ việc thêm thông tin khách hàng vào hóa đơn mà phần mềm sẽ ghi nhận lại được lịch sử mua hàng, chi tiết mua hàng của khách hàng để có báo cáo đúng với nhu cầu quản lý.

- Cách thêm mới khách hàng trực tiếp tại màn hình bán hàng: Thông thường danh sách khách hàng sẽ được nhập vào phần mềm theo hướng dẫn ở Bước 1 bên trên để khi tìm kiếm sẽ ra thông tin, nhưng nếu đây là khách hàng mới phát sinh và cần nhập nhanh thông tin thì làm theo hướng dẫn: nhấn vào nút (+) để hiển thị lên form nhập liệu thông tin khách hàng >> nhập thông tin khách hàng vào form rồi nhấn Lưu và đóng để lưu trữ thông tin này vào phần mềm.

- Nếu muốn xem trong 1 khoảng thời gian (ví dụ từ 01/01/2020 đến nay) khách hàng đã mua bao nhiêu hóa đơn và tổng giá trị tất cả hóa đơn là bao nhiêu tiền thì vào menu Doanh thu >> Danh sách hóa đơn bán >> chọn thời gian cần xem báo cáo là ngày 01/01/2020 đến nay >> gõ thông tin như tên khách hay mã khách hay số điện thoại của khách để phần mềm lọc tìm >> nhấn vào nút Tìm kiếm để ra kết quả. Ở đây bạn có thể Export (xuất ra file) ra file Excel để phục vụ công tác kinh doanh.

- Nếu muốn xem trong 1 khoảng thời gian (ví dụ từ 01/01/2020 đến nay) khách hàng đã mua chi tiết những mặt hàng nào (mã hàng nào) và tổng cộng bao nhiêu tiền thì vào menu Doanh thu >> Doanh thu chi tiết theo nhóm hàng >>c họn thời gian cần xem báo cáo là ngày 01/01/2020 đến nay >> gõ thông tin như tên khách hay mã khách hay số điện thoại của khách để phần mềm lọc tìm >> nhấn vào nút Tìm kiếm để ra kết quả. Ở đây bạn có thể Export (xuất ra file) ra file Excel để phục vụ công tác kinh doanh.