Kinh nghiệm quản lý công nợ phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp

Quản lý công nợ nếu thao tác thủ công và cảm tính, số liệu công nợ có thể bị nhầm lẫn, dẫn đến hao hụt tiền bạc. Phần mềm sẽ là bộ não tỉnh táo nhất quản lý công nợ và xử lý những giao dịch ghi nợ phức tạp.

Đầu tiên, quản lý công nợ trên phần mềm cho phép người quản lý cài đặt tính năng bán hàng có cho bán nợ hay không. Nếu không chấp nhận bán nợ, khi số tiền mặt khách đưa nhỏ hơn tổng số tiền phải trả thì đơn hàng sẽ không thực hiện. Trong trường hợp chấp nhận bán nợ, phần mềm bổ sung thêm tính năng chọn hạn mức nợ tối đa, tức số tiền tối đa khách được phép mua thiếu, sau đó chuyển thẳng phần chưa thanh toán còn lại tới mục “Ghi Nợ/Ghi Có” trong Báo Cáo Công Nợ Khách Hàng. Nếu mức nợ vượt qua ngưỡng cho phép, đơn hàng sẽ không thực hiện. Việc này đối với cửa hàng nói chung, có một ý nghĩa không hề nhỏ, đó là kiểm soát được rủi ro “vỡ nợ” của khách hàng, bằng cách đặt ra hạn mức nợ tối đa cho mỗi khách hàng.

Phần mềm hỗ trợ 3 loại báo cáo: Báo cáo danh sách khách hàng công nợ, Báo cáo chi tiết và Báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng. Báo cáo không chỉ thống kê đầy đủ từng công nợ, chi tiết cho từng khách hàng với từng sản phẩm theo từng ngày, mà còn tổng hợp các giao dịch được tiến hành cho cùng một khách hàng. Đồng thời phân loại thành các báo cáo nhỏ, thống kê công nợ theo hướng dễ quản lý và dễ tìm kiếm. Người quản lý có thể dễ dàng kiểm tra được lịch sử giao dịch, mức nợ, thời hạn nợ, ngày tháng, sản phẩm … của từng khách hàng. Nếu sử dụng phần mềm chuỗi, chủ cửa hàng còn có thể dễ dàng quản lý báo cáo nợ cho từng cửa hàng riêng biệt trong chuỗi đó. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ tải xuống báo cáo công nợ dưới dạng file excel và pdf khi người quản lý muốn in thành tài liệu.

Tương tự như Báo Cáo Công Nợ Khách Hàng, Báo Cáo Công Nợ Nhà Cung Cấp cũng gồm có 3 báo cáo: Báo cáo danh sách nhà cung cấp có công nợ, Báo cáo chi tiết và Báo cáo tổng hợp công nợ nhà cung cấp. Báo cáo sẽ ghi lại mã giao dịch, ngày giờ, tên nhà cung cấp mà cửa hàng mua nợ và tự động ghi nợ/ghi có như một nghiệp vụ kế toán. Chủ cửa hàng hoàn toàn có thể nắm được tình trạng công nợ chiếm bao nhiêu trên tổng mức chi mua, nợ nào cần trả trước, nợ nào cần trả sau, nhà cung cấp nào cho phép mua hàng nợ tiền, … Quan đó, người chủ có thể lên kế hoạch điều phối dòng tiền ra cho hợp lý, trả tiền cho các khoản nợ cần ưu tiên trước. Thay vì phải dùng sổ sách lưu lại các hóa đơn mua bán có ghi nợ, mất nhiều công sức ghi chép báo cáo mà vẫn không hiệu quả, việc quản lý nợ từ phía khách hàng và nhà cung cấp đều tiện lợi hơn cả với phần mềm bán hàng.

Dân Trí Soft chuyên cung cấp giải pháp quản lý bán hàng, trong đó có module quản lý công nợ phải thu và công nợ phải trả. Với giải pháp quản lý chặc chẽ của Dân trí Soft sẽ giúp người kinh doanh có cách nhìn tổng quan và chi tiết cho từng đối tượng, để từ đó có các quyết sách kinh doanh đúng đắn.