Peter Ferdinand Drucker, người Mỹ gốc Áo, được biết đến như là cha đẻ của phương thức quản trị hiện đại. Trên 30 tác phẩm của ông đã được bán hàng triệu bản và là nguồn cảm hứng cho các nhà quản lý trẻ trên toàn thế giới. Không ít doanh nhân đạt được những thành công vượt bậc chính nhờ vận dụng các học thuyết quản lý của Drucker, trong đó phải kể đến phương pháp quản lý thời gian.
Liệu thuyết quản lý thời gian của chuyên gia hàng đầu thế giới về tư vấn quản trị này có giúp ích gì cho bạn nếu bạn không phải là một nhà quản lý hay doanh nhân?
Hãy thử hình dung. Một điều tất cả chúng ta cần phải quản lý đó là chính mình. Còn đối với Drucker, quản lý mình được bắt đầu với thời gian. Như ông đã đúc kết: “Chúng ta sẽ không thể quản lý được bất cứ điều gì nếu không quản lý được thời gian của mình".
Nếu bạn là người không bao giờ cạn kiệt những ý tưởng lớn song không biến chúng thành hành động thì cùng với thời gian, ý tưởng của bạn sẽ chỉ vẫn là ý tưởng mà sẽ không có gì thay đổi. Vậy lỗi là tại đâu?
Có thể do nhiều yếu tố. Song theo Drucker, lỗi thấy rõ nhất là bạn đang bắt đầu không đúng chỗ. Ông nói: "Những người lao động trí óc theo quan sát của tôi không bắt đầu bằng nhiệm vụ phải làm. Họ bắt đầu bằng thời gian".
Trên thực tế có thể thấy nhiều người trong chúng ta lên các kế hoạch đầy ắp ý tưởng về ăn kiêng, kinh doanh, đi du lịch... song không có điều gì xảy ra. Đó là sự tưởng tượng thú vị. Nếu bạn muốn có kết quả thay vì mường tượng, bước đầu tiên là bắt đầu thực hiện. Và việc thực hiện được bắt đầu với việc quản lý quỹ thời gian của mình.
Dưới đây là ba bước cơ bản trong phương pháp quản lý thời gian mà Drucker đưa ra:
1. Ghi chép thời gian
Bước đầu tiên trong phương pháp quản lý thời gian của Drucker là nắm rõ thời gian mình có. Bạn cần biết thời gian của mình đi đâu, dành vào việc gì. Cách duy nhất đạt được mục tiêu này là thực hiện theo dõi chúng bằng cách ghi chép và lập thời gian biểu cho từng công việc cần làm. Vậy tại sao chúng ta cần theo dõi thời gian của mình? Đó là vì ý nghĩ của chúng ta không phải là bất biến.
Theo Drucker: "Con người được trang bị ít kiến thức về quản lý thời gian. Thậm chí trong tận cùng của bóng tối, hầu hết mọi người vẫn giữ ý niệm về không gian. Song thậm chí khi sáng đèn, một vài giờ ngồi trong căn phòng kín bưng hầu hết mọi người không thể ước tính bao nhiêu thời gian đã trôi qua... Vì thế, nếu chúng ta lệ thuộc vào trí nhớ của mình, chúng ta sẽ không biết thời gian đã vụt trôi qua như thế nào".
Có nhiều cách để theo dõi và dưới đây là một số cách:
- Tự động hoá theo dõi thời gian bằng phần mềm theo dõi hoạt động sử dụng máy tính RescueTime . (Lưu ý: Điều này chỉ hiệu quả nếu bạn hàng ngày làm việc bằng máy tính).
- Bán tự động sử dụng chương trình theo dõi thời gian số như Toggl.
- Sử dụng nguồn lực hay sự trợ giúp bên ngoài: có thể là thực hay ảo.
- Theo dõi bằng ghi chép bằng tay: sử dụng sổ tay ghi những việc cần làm.
2. Phân tích thời gian
Bước tiếp theo là phân tích biểu thời gian của bạn. Theo Ducker, không ai có thể sử dụng thời gian hoàn hảo của mình. Nếu không theo dõi thời gian, trên một nửa thời gian có thể rơi vào những việc vô bổ. Mục đích của bước này là giúp bạn tìm ra bạn uổng phí thời gian vào những việc gì. Để giúp tìm ra điều này, Drucker đưa ra hai câu hỏi chúng ta có thể hỏi:
Câu hỏi 1: “Điều gì có thể xảy ra nếu công việc này không được hoàn thành?".
Điều này khá rõ ràng. Nếu bạn thấy điều gì có thể vô ích, hãy gạt ra và bạn sẽ thấy hiệu ứng xảy ra.
Câu hỏi 2: “Các hoạt động nào có thể có người khác nào làm tốt hơn?".
Không ai giỏi mọi thứ và bạn có thể làm một việc tốt hơn một số việc khác. Vì thế hãy chuyển giao, tìm kiếm sự trợ giúp bên ngoài đối với việc bạn không rành để có thể tập trung vào những việc bạn có thể làm nhiều hơn và tốt hơn.
Một số phương cách bạn có thể thử nghiệm:
Tự động hoá các phần việc hay lặp lại bằng sử dụng ứng dụng như l Zapier hay IFTTT .
Hoàn thiện công việc đã hoàn thành bằng cách tạo ra một danh sách kiểm tra những công việc cần thực hiện.
Tìm kiếm nguồn lực bên ngoài bằng cách thuê hoặc tìm kiếm sự trợ giúp, tư vấn bên ngoài đối với những việc bạn không sành sỏi thay vì ngồi "tắc nghẽn” nhiều giờ bởi một vấn đề.
3. Hiệu chỉnh thời gian
Bước thứ hai là tìm ra thời gian uổng phí và loại bỏ điều này. Song có một cách nữa để quản lý thời gian đó là bạn có thể tái tổ chức nó.
Một khối thời gian 1 tiếng không giống như 10 khối thời gian sáu phút. Nếu bạn luôn bị gián đoạn, phân tâm bởi các cuộc gặp gỡ hay con cái, thì sẽ có rất ít công việc thực sự sẽ được hoàn thành.
Vì thế, Drucker khuyên chúng ta hàng ngày dành riêng một khoảng thời gian lớn, không gián đoán để tập trung làm những công việc ưu tiên. Ông diễn giải: "Thậm chí 1/4 ngày làm việc nếu được tổ chức thành các đơn vị thời gian lớn thường là đủ để hoàn thành những việc quan trọng".
Công việc đòi hỏi sự sáng tạo viết cao như viết lách có thể đòi hỏi khoảng thời gian "phong toả” này nhiều hơn.
Nếu bạn cố gắng thực hiện ba bước này trong một vài tuần và duy trì cách làm này đều đặn, chắc chắn bạn sẽ thấy những kết quả khác biệt đầy khích lệ về hiệu quả công việc và quỹ thời gian của mình.
Theo Xuân Hương
Trí Thức Trẻ
