Để đơn giản về nghiệp vụ quản lý thì mặc định Dân Trí Soft tắt chức năng quản lý công nợ phải thu khách hàng. Do đó để quản lý công nợ phải thu với nhà hàng, quán nhậu, quán karaoke, quán bida việc đầu tiên là kích hoạt chức năng này.
Bước 1: Kích hoạt chức năng quản lý công nợ phải thu khách hàng.
Vào thư mục RUN của Dân Trí Soft thông thường là vào ổ đĩa C>>DanTriSoft>>Restaurant>> tìm file sys_Utility.4, bạn nhấp double vào file này để mở lên cửa sổ. Tại cửa sổ này bạn nhấn vào nút Hệ thống, sẽ mở ra cửa sổ khai báo thông tin hệ thống.
Tại cửa sổ này bạn tìm dòng: Chương trình có tự động ghi công nợ, mặc định phần mềm để là số 0, bạn thay bằng số 1, tức cho phần mềm tự động ghi công nợ. Sau đó nhấn Lưu để hoàn tất khâu khai báo.
Bạn thoát phần mềm và đăng nhập lại để sử dụng chức năng quản lý công nợ.
Bước 2: Bán hàng & quản lý công nợ phải thu khách hàng.
Thực hiện việc order bán hàng bình thường. Mặc định phần mềm sẽ hiểu rằng khách hàng thanh toán hết không có nợ, nên dòng Thanh toán sẽ lấy số tiền = số tiền tổng cộng; về nguyên tắc: phần mềm sẽ hiểu số tiền thanh toán nếu lớn hơn hoặc bằng (>=) số tiền tổng cộng thì bàn này thanh toán hết không nợ, nên nếu khách hàng đưa số tiền lớn hơn thu ngân có thể gõ vào số tiền để phần mềm tính ra số Tiền trả lại.
Trường hợp khách hàng nợ thì thao tác như sau:
1. Xóa số tiền dòng Thanh toán thành số 0.
2. Gán hóa đơn nợ này với 1 khách hàng nào đó để quản lý, bằng cách nhấn vào nút Mở rộng (hoặc phím tắt F2), sẽ mở ra cửa sổ quản ly.
2.1 Nếu thông tin khách hàng đã có sẵn bạn chỉ cần vào dòng Khách hàng gõ thông tin (tên khách hàng, mã khách hàng) sẽ lấy ra thông tin, từ đây phần mềm sẽ ghi công nợ phải thu cho khách hàng này.
2.2 Nếu thông tin khách hàng chưa có, bạn nhấn vào nút Thêm mới để thêm khách hàng trực tiếp tại đây. Sau khi thêm mới khách hàng, bạn làm lại như bước 2.1.
Kiểm tra thông tin khách hàng đã chuẩn xác chưa, sau đó bạn nhấn nút Mở rộng (phím tắt F2) để thu nhỏ cửa sổ.
Đến đây phần mềm đã ghi nhận công nợ cho khách hàng.
Để thêm mới khách hàng, còn có 1 cách thường được áp dụng nữa là:
Bạn vào Module Danh mục >> chọn Thêm mới khách hàng, sẽ mở ra cửa sổ thêm thông tin khách hàng. Kiến nghị của chúng tôi khi đặt Mã đối tác là nên dùng số di động của khách hàng, để thuận tiện trong khâu tìm kiếm khách hàng cho sau này.
Bước 3: Xem báo cáo công nợ phải thu khách hàng.
Vào module Quản lý bán hàng, tìm báo cáo công nợ, ví dụ ở đây tôi chọn Công nợ phải thu cho tất cả khách hàng, click vào để xem báo cáo.
Nhấn tìm kiếm để xem báo cáo.
Bước 4: Khách hàng trả nợ & phần mềm giảm trừ công nợ: video hướng dẫn dưới đây về module Quản lý thu chi có đề cập chi tiết về bước khách hàng trả nợ và phần mềm giảm trừ công nợ để doanh chủ quản lý chặt chẽ hơn khoản tiền này.
TP Đà Lạt, ngày 27/05/2017
Cao Trung Hiếu - sáng lập & điều hành Dân Trí Soft.
