Càng ngày việc phân tích dữ liệu càng trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Excel vốn là công cụ phân tích truyền thống được nhiều đơn vị sử dụng, tuy nhiên, liệu nó có thật sự hữu ích trong việc phân tích các dữ liệu phức tạp hay không? Với yêu cầu kết hợp, thu thập thông tin chi tiết hơn từ nhiều nguồn dữ liệu, Excel không phải lúc nào cũng cung cấp được cái nhìn tổng quan một cách chính xác về tình hình hoạt động trong doanh nghiệp.
 |
| Hệ thống báo cáo quản trị BI (business intelligence) mà báo cáo thông thường không làm được |
Bài viết này sẽ giúp chúng ta tìm hiểu năm yếu tố mà Hệ thống Báo cáo quản trị thông minh (BI) vượt xa các bảng tính thông thường, giúp người dùng có được kết quả phân tích tối ưu nhất từ nguồn dữ liệu của mình:
- Tổng hợp tất cả dữ liệu kể cả những dữ liệu lớn và ở bất cứ đâu
- Xem hình ảnh hoàn chỉnh với việc trộn và lọc dữ liệu
- Bốn cách để cải thiện sự trực quan của báo cáo
- Các dashboard dễ dàng tương tác và chia sẻ
- Dữ liệu cập nhật tự động và theo thời gian thực
Tích hợp toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp
Dù quy mô tổ chức của công ty, doanh nghiệp lớn tới đâu, dù lượng dữ liệu có thể là rất lớn và nằm phân tán rải rác ở nhiều nguồn khác nhau chẳng hạn như dữ liệu truyền thông, dữ liệu giao dịch, hồ sơ khách hàng, phân tích web…thì BI vẫn làm rất tốt nhiệm vụ tổng hợp và phân tích thông tin. Trong khi đó, Excel lại không thể làm được trong trường hợp dữ liệu lớn và phức tạp.
Người dùng Excel thường phải sử dụng tập hợp của từ dữ liệu con để phân tích và những báo cáo này chỉ mang lại một cái nhìn đơn giản từ một góc độ. Thực tế là, nếu chỉ sử dụng bảng tính, ta sẽ chỉ nhận được bảng báo cáo dữ liệu tĩnh và đơn điệu.
Trộn dữ liệu từ nhiều nguồn
Điển hình như một báo cáo hàng quý hoặc hàng tháng, có thể xuất ra từ hệ thống CRM, bao gồm nhiều dữ liệu được trích ra từ cơ sở dữ liệu bán hàng, kế toán… Với excel ta có thể mất hàng giờ dành cho việc chuẩn hóa mỗi bộ dữ liệu , làm cho chúng thống nhất, và sau đó trình bày lại hoàn toàn, trong khi phân tích, so sánh, trộn dữ liệu, điều quan trọng là chọn lọc dữ liệu một cách kỹ càng.
Ví dụ: Hầu hết các bảng tính lưu trữ các ngày tháng theo các hàng, cột. Điều này làm cho chúng trở nên rối mắt và lộn xộn.
BI có khả năng loại bỏ các hàng, cột không cần thiết và rất linh hoạt trong việc thay đổi tên, kích thước, kể cả các tiêu đề ban đầu. Thậm chí các thay đổi sẽ không ảnh hưởng đến việc cập nhật dữ liệu.
Với BI, bằng cách chuẩn hóa kết nối dữ liệu trên một trường thống nhất, bạn có thể có được một cái nhìn toàn diện nhất về việc theo dõi các mục tiêu ở mọi bước của quy trình. Với công cụ phù hợp, bạn có thể tạo các liên kết đến từng nguồn dữ liệu và dễ dàng thay đổi chúng.
Việc tổng hợp toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp, sau đó phân tích, so sánh chúng mang đến những thông tin quý báu và giúp đưa ra quyết định chính xác.
Hình ảnh đa chiều, sinh động và trực quan
Các bảng báo cáo (dashboard) của Hệ thống báo cáo quản trị thông minh (BI) mà iERP hiện đang triển khai rất sinh động, dễ hiểu, dễ dàng đối chiếu số liệu. Như vậy, chỉ với một dashboard đã chứa một lượng thông tin rất lớn.
Không thể phủ nhận công cụ Excel cho phép tạo ra một số dashboard cơ bản nhưng trong thời điểm công nghệ phát triển mạnh mẽ như hiện nay, các dashborad này chỉ dừng lại ở mức hết sức đơn giản, không mang lại nhiều giá trị phân tích, so sánh.
Không phải đơn thuần chỉ là biểu đồ tròn hay biểu đồ cột, khi dữ liệu được hiển thị một cách trực quan trên nhiều loại dashboard khác nhau với nhiều loại hình ảnh, màu sắc khác nhau, chúng ta sẽ dễ dàng hiểu và có được cái nhìn sâu sắc, đa chiều với dữ liệu của mình.
Cung cấp khả năng xem dữ liệu chi tiết
Các dashboard BI cung cấp nhiều chế độ xem khác nhau, có thể xem tất cả các dạng dữ liệu, từ tổng quan đến chi tiết. Hệ thống báo cáo thông minh (BI) cho phép người dùng có thể tra cứu dữ liệu theo từng thời điểm, hình ảnh hóa những thông tin này lên các dashboard, từ đó cung cấp những số liệu hữu ích nhằm tăng cường khả năng dự báo, giúp nhà quản lý có thể hoạch định kế hoạch hiệu quả hơn.
BI có khả năng dự đoán được tương lai
Ở đây chúng ta thấy giá cổ phiếu của GE trong một khoảng thời gian nhiều năm. Dựa trên xu hướng ở cùng thời điểm của những năm trước, ta có thể thấy giá cổ phiếu có thể đang đi xuống, mở rộng phạm vi dự đoán cho các ngày trong tương lai cho thấy cổ phiếu có thể đạt mức 15USD trong tương lai gần.
Như vậy, khi đặt Báo cáo excel truyền thống và Báo cáo thông minh BI lên bàn cân, ta có thể dễ dàng nhìn thấy rõ các ưu điểm vượt trội của báo cáo thông minh BI và lợi ích to lớn của nó đối với doanh nghiệp. Khi một doanh nghiệp đang trên đà phát triển thì việc quản lý nguồn dữ liệu là một điều vô cùng quan trọng và cấp thiết. Chính vì vậy việc ứng dụng hệ thống báo cáo quản trị BI vào công tác quản lý, điều hành của mỗi doanh nghiệp là điều nên thực hiện sớm tránh tình trạng khi dữ liệu lớn dẫn đến việc mất kiểm soát gây hậu quả to lớn cho sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
Theo IERP
