Tôi làm ở lĩnh vực tư vấn & triển khai phần mềm quản lý và tôi phát hiện ra rằng người Việt rất thông minh tuy nhiên một bộ phân không nhỏ dùng sự thông minh ấy thường chỉ vì lợi ích cá nhân, lợi ích trước mắt mà quên đi lợi ích chung, lợi ích tập thể, lợi ích lâu dài nên biến tướng thành ‘khôn lỏi’. Chính vì quá ‘khôn lỏi’ nên thường không tin nhau, ngờ vực lẫn nhau, ông chủ không tin nhân viên và ngược lại nhân viên thường xem ông chủ là kẻ bóc lột…
 |
| Nhân sự không trung trực, lấy tiền bỏ túi riêng, làm sao để kiểm soát? |
Phần I: Với quán cafe, quán ăn, quán nhậu, nhà hàng, quán karaoke, quán bida… sử dụng cách tính tiền bằng thủ công, ghi sổ.
1. Thu tiền khách hàng sau đó hủy (xé) hóa đơn tính tiền: tức tính tiền thu tiền bình thường nhưng sau đó thì hủy hóa đơn đi, để biển thủ túi riêng.
- Chủ quán thường đánh số thứ tự trang trong cuốn hóa đơn tính tiền để kiểm soát, tuy nhiên với những thu ngân khôn lỏi họ biết ngay chiêu này và có cách để vượt qua: như dùng phiếu tính tiền khác với cuốn hóa đơn của quán để tính tiền rồi hủy, chắc chắn không truy ngược được hoặc cho tính tiền bằng tay, nói số tiền cho khách và thu luôn mà không ghi sổ…
- Chủ quán cho rằng dễ dàng đối soát giữa hóa đơn tính tiền & phiếu order nhà bếp, tuy nhiên chủ quán làm sao có thể ngày nào cũng kiểm tra, kiểm tra 7 ngày/tuần 365 ngày/năm để kiểm soát điều này. Nhân viên có thể lợi dụng lúc sơ hở mà ra chiêu này, ví dụ: ngày hôm đó chủ quán vắng, chủ quán bệnh… Hơn nữa, nếu nhân viên phục vụ, thu ngân và nhà bếp phối hợp với nhau thì khó lòng chủ quán phát hiện ra.
- Chủ quán cho rằng kiểm kê hàng tồn kho có thể phát hiện được sự gian dối, tuy nhiên với hàng ăn uống khâu tính định lượng vô cùng phức tạp, nói thẳng ra với phương pháp làm thủ công thì gần như không thể kiểm soát kho hàng chính xác ngay cả với hàng mua sao bán vậy như bia, nước ngọt, nước suối, thuốc lá chứ đừng nói là tính định lượng món ăn, thức uống theo công thức. Hơn nữa, có thêm cách khác là nhân viên âm thầm đem hàng hóa vào quán để bán và thu tiền riêng, không ảnh hưởng đến kho hàng kiểm kê dù rất chuẩn vẫn chịu thua vì hàng hóa đâu có thất thoát mà chỉ là thất thoát doanh thu mà thôi.
- Chủ quán cho người thân, người nhà tham gia vào trong chuỗi hoạt động của quán để giám sát, tuy nhiên đâu phải người thân nào cũng chính trực và theo thực tế nhiều thất thoát, mất mát là từ người thân ấy, vì chủ quán chủ quan và hơn nữa, nếu sử dụng người thân sẽ rất dễ gặp phải thất bại trong quản lý con người, một vấn đề đau đầu lớn dành cho người chủ quán.
2. Thu tiền hóa đơn đầy đủ, lợi dụng chính sách khuyến mãi giảm giá sau: ví dụ hóa đơn ăn uống 5 triệu đồng, thu tiền đủ sau đó lợi dụng chính sách giảm giá 10% với khách VIP thu ngân ghi nhận vào sổ sách là 4,5 triệu đồng, phần còn lại đưa vào túi riêng.
- Chủ quán quy định ghi rõ thông tin khách hàng giảm giá vào hóa đơn, quản lý bằng thủ công giấy tờ thì việc truy soát lại cực kỳ phức tạp.
- Chủ quán quy định giảm giá phải có chữ ký của chủ quán: liệu có khả năng 24/7/365 ngày chủ quán đều có mặt tại quán để ký xác nhận? Đây sẽ là tình huống rắc rối đấy!
Phần II: Với quán sử dụng phương pháp tính tiền bằng phần mềm tính tiền.
1. Thay đổi ngày giờ của máy tính: thu ngân đổi ngày giờ của máy tính có khoảng cách với ngày hiện tại rất xa, đã có trường hợp chủ quán phát hiện nhân viên đổi ngày của máy tính thành ngày 01/01/1900. Mục tiêu việc này là in bill, tính tiền, thu tiền một cách bình thường & thu ngân thu tiền đầy đủ nhưng bỏ vào túi riêng. Sau đó, thu ngân sẽ đổi lại cho đúng với ngày hiện tại để phần mềm báo cáo doanh số ngày hôm nay, còn những hóa đơn ngày trước đây không được báo cáo. Ví dụ: thu ngân đổi ngày hệ thống và thu được 1 triệu đồng (với quán có doanh số cao có thể lấy nhiều hơn) để bỏ vào túi riêng, sau đó mới đổi ngày cho đúng để kết ca, báo cáo doanh thu cho quản lý/người chủ. Với cách này người chủ gần như vô cùng khó khăn để phát hiện sai lệch.
2. In bill, thu tiền, sau đó xóa bill: thu ngân cho in bill, thu tiền đầy đủ nhưng sau đó xóa bill để lấy tiền đưa vào túi riêng.
3. In bill, thu tiền đầy đủ, sau đó giảm giá bill: thu ngân thu tiền đầy đủ của bill, sau đó giảm giá bill để lưu hóa đơn, thu ngân bỏ túi riêng số tiền chênh lệch. Ví dụ: bill trị giá là 5 triệu đồng, thu ngân thu đủ sau đó chọn giảm giá 10% tức giảm 500.000 đồng và bỏ vào túi riêng.
Theo chia sẻ của anh Cao Trung Hiếu - sáng lập và điều hành Dân Trí Soft
