Giá vốn hàng bán: hiểu đúng và kiểm soát tốt để quản lý hiệu quả kinh doanh

Khi thêm một sản phẩm mới vào kho trên phần mềm, bạn sẽ nhìn thấy ô nhập liệu Giá vốn. Đó chính là chi phí nhập hàng (Bao gồm tổng chi phí: mua hàng + chi phí vận chuyển + kho bãi…). Đây là dữ liệu bắt buộc cần có, sau này hạch toán lãi lỗ, giá trị hàng tồn kho,… hệ thống sẽ cần dựa vào đây để đưa ra những tính toán, báo cáo chuẩn xác.

Trong các khoản đầu tư, nhìn nhận dễ nhất là chi phí nhập hàng, khoản ngân sách chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động kinh doanh. Vì vậy, cần hiểu được giá vốn hàng bán là gì, sự hình thành của giá vốn hàng bán, cách nó hoạt động như thế nào và cách tính giá vốn hàng bán ra sao. Khi đó bạn sẽ biết việc làm ăn ở cửa hàng thực sự đang tăng trưởng ra sao.

1. Khái niệm giá vốn hàng bán là gì?

Điều đầu tiên nếu muốn quản lý kinh doanh hiệu quả thì cần phải hiểu khái niệm giá vốn hàng bán là gì?

Giá vốn hàng bán được hiểu một cách đơn giản là giá trị vốn của hàng bán đã tiêu thụ trong một thời gian cụ thể (một kỳ, hoặc một năm). Chi phí liên quan đến giá vốn hàng bán bao gồm tất cả các chi phí để tạo ra một sản phẩm như chi phí mua nguyên vật liệu, chi phí sản xuất hàng hóa, chi phí nhân công, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí vận chuyển,….

Đối với từng loại hình công ty khác nhau thì sẽ có những cách định nghĩa về giá vốn hàng bán khác nhau:

- Với các công ty thương mại (nghĩa là nhập sản phẩm sẵn có về bán), thì giá vốn hàng bán được hiểu là tổng tất cả các chi phí từ lúc mua hàng đến lúc hàng hóa có mặt tại kho của công ty, bao gồm: giá nhập hàng hóa từ các nhà cung cấp, chi phí vận chuyển hàng hóa về kho, thuế, bảo hiểm hàng hóa,…

- Với các công ty sản xuất (các công ty trực tiếp sản xuất ra sản phẩm), thì các chi phí cấu thành nên giá vốn hàng bán sẽ nhiều hơn các công ty thương mại do có thêm chi phí nguyên liệu đầu vào, chi phí sản xuất (nhân công, quản lý, khấu hao...) để sản xuất sản phẩm.

Ngoài ra, giá vốn hàng bán của mỗi công ty khác nhau còn thay đổi phụ thuộc vào các quy định khác nhau theo hợp đồng với nhà cung cấp.

2. Giá vốn sinh ra để làm gì?

Thị trường luôn biến động, không phải lúc nào nhà bán hàng cũng nhập được hàng với giá ổn định. Có thể nay bạn nhập lô 30 áo phông nam với giá 50.000đ/chiếc. Hàng hot bán dễ quá, 2 ngày sau bạn nhập thêm lô 50 cái. Nhưng hàng khan hiếm, nhà cung cấp nâng giá lên 60.000/chiếc. Thôi chấp nhận đau thương vậy, dù sao hàng đang hot bán vẫn có lời mà. Giá nhập cứ thay đổi như vậy cho các lần nhập tiếp theo, lúc tăng lúc giảm.

Vậy bài toán ở đây là làm sao để biết được số tiền bạn đã bỏ ra nhập hàng (giá vốn) khi mà số lượng hàng nhập và giá vốn (chi phí nhập) ở mỗi thời điểm khác nhau? Mặt khác cửa hàng đang bán vài trăm, thậm chí hàng nghìn mã sản phẩm nên việc tính toán trên sổ sách là điều vô nghĩa?

2. Cách tính giá vốn hàng bán

Trên thế giới hiện nay đang tồn tại 3 cách tính giá vốn hàng bán như sau:

- Công thức tính giá vốn hàng bán FIFO (Nhập trước xuất trước): Cách tính giá vốn hàng bán này ý là nhập trước thì xuất trước. Công thức tính giá vốn FIFO chỉ phù hợp với các mặt hàng có hạn sử dụng, hoặc các cửa hàng điện máy, máy tính, điện thoại hay sử dụng. Trong mô hình bán lẻ tạp hóa rất hiếm dùng, vì việc tính toán dữ liệu rắc rối và phức tạp.

Khi giá tăng, kết quả theo phương pháp FIFO, giá vốn hàng bán thấp hơn. Điều này trong điều kiện lạm phát, làm tăng thu nhập ròng và kết quả là mức đóng thuế TNDN cao hơn.

- Công thức tính giá vốn hàng bán LIFO (Nhập sau xuất trước): Cách tính giá vốn hàng bán LIFO (nhập sau xuất trước) ngày nay rất ít khi được sử dụng, giờ chỉ còn 2 nước là Mỹ và Nhật chấp nhận cách tính này. Tuy nhiên, Hội đồng chuẩn mực kế toán quốc tế (IASB) tại Mỹ họ lại phủ nhận vì cho rằng công thức tính giá vốn hàng bán như trên thiếu sự chính xác.

Một nhược điểm rất rõ ràng trong cách tính giá vốn hàng bán LIFO là định giá hàng tồn kho không đáng tin cậy, trong trường hợp hàng tồn kho là sản phẩm cũ và có giá trị lỗi thời với giá hiện hành.

- Công thức tính giá vốn hàng bán Bình quân gia quyền: Phương pháp tính giá vốn hàng bán này gọi là Bình quân gia quyền, hiện đang được Phần mềm quản lý bán hàng Dân Trí Soft sử dụng để tính toán giá trị hàng tồn kho. Nhiều nơi khác, công thức tính giá vốn hàng bán này còn có tên gọi Bình quân Di Động, hay Bình Quân Liên Hoàn… Và đây cũng là phương pháp tính giá vốn hàng bán phổ biến nhất mà các phần mềm tân tiến ngày nay đang áp dụng.

Theo phương pháp tính giá vốn hàng bán này, mỗi lần nhập hàng thì giá vốn sẽ được tính lại theo công thức:

MAC = (A + B)/C

MAC = (Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ)/(số lượng tồn đầu kỳ + SL nhập trong kỳ)

Với:

MAC: Giá vốn của sản phẩm tính theo bình quân

A: Giá trị kho hiện tại trước nhập (giá trị tồn kho đầu kỳ) = Tồn kho trước nhập * giá MAC trước nhập

B: Giá trị kho nhập mới (giá trị tồn kho trong kỳ) = Tồn nhập mới * giá nhập kho đã phân bổ chi phí

C: Tổng số lượng tồn kho = Số lượng tồn trước nhập + số lượng tồn sau nhập

Với phương pháp tính giá vốn hàng bán này, cần đảm bảo thông tin số hàng tồn kho của bạn phải chính xác tuyệt đối. Bởi khi số lượng hàng tồn sai, sẽ dẫn đến cả tử số và mẫu số đều sai. Giá vốn bán hàng sai thì sẽ không thể tính lãi và giá trị tồn kho đúng được

3. Nguyên nhân giá vốn bị sai và cách khắc phục

Như đã nói, khi số lượng tồn kho sai sẽ dẫn đến việc hạch toán giá vốn hàng bán sai. Thông thường, có 2 nguyên nhân chính sau:

- Thực hiện sai quy trình bán hàng âm

- Sai quy trình trả hàng nhà cung cấp

Chúng ta sẽ đi phân tích từng nguyên nhân, vì sao nó lại khiến việc hạch toán giá vốn hàng bán bị sai lệch, dẫn đến thống kê giá trị hàng tồn kho và lãi lỗ bị sai.

Thực hiện sai quy trình bán hàng âm: Theo đúng nguyên tắc, sau khi nhập hàng về, bạn cần nhập kho đầy đủ từng mã sản phẩm vào phần mềm, sau đó mới được xuất bán. Nếu sai nghiệp vụ, dữ liệu đương nhiên sẽ sai toàn bộ. Thực hiện sai quy trình kho thường mắc phải phổ biến là Bán hàng âm và Trả hàng nhà cung cấp

Khi phần mềm bán hàng cho phép bán âm (nghĩa là cho phép bán trước và nhập kho sau để bù số lượng tồn kho âm). Tình trạng này thường xảy ra với những mặt hàng đang HOT, chủ shop nhập về không kịp lưu kho mà đã bày bán ngay trên kệ, hoặc trả hàng cho khách ngay tại quầy. Đến cuối buổi hoặc thậm chí để tới tận ngày hôm sau mới nhập hàng vào kho, hoặc người bạn quên nhập kho luôn…

Trong trường hợp đó, tại thời điểm xuất hàng, giá vốn hàng bán bằng 0 hoặc đang bị sai lệch, dẫn đến tính lãi gộp hàng bán không đúng. Khi giá vốn bán hàng trong kho bị đội lên rất cao, lãi lỗ & doanh thu cửa hàng bị sẽ không còn đúng với thực tế.

Dưới đây là ví dụ cách tính giá vốn bán hàng của Dân Trí Soft khi bán hàng âm cho bạn dễ hình dung:

Sản phẩm A trong kho đang tồn là 0, MAC (hiện tại) = 100.000đ

Cửa hàng bán âm 10 sản phẩm A (tức là chưa làm phiếu nhập kho và đã cho bán hàng trước), lúc này số lượng hàng tồn A = -10, MAC = 100.000đ

Sau đó cửa hàng mới cho nhập 20 sản phẩm A với giá nhập = 150.000đ

Lúc này theo công thức tính giá vốn:

MAC = (Giá trị tồn kho đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ)/(số lượng tồn kho đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ)

MAC = (-10 *100.000 + 20*150.000)/(-10 + 20) = 2.000.000/10 = 200.000đ

Sau đó khi khách hàng bán hàng, lãi lỗ sẽ được tính dựa trên MAC = 200.000đ.

Nếu tính như vậy sẽ làm giảm lãi thực tế của khách hàng đi rất nhiều.

Dân Trí Soft biên tập