Với lĩnh vực kinh doanh qua đêm như karaoke, bida, quán nhậu... nếu báo cáo doanh số theo ngày làm theo cách thông thường là từ 0h đến 24h thì thật sự là bất tiện cho người chủ. Bản chất với cách kinh doanh này là doanh số nhóm theo ngày là lấy từ lúc bắt đầu bán hàng cho đến khi kết thúc bán hàng, ví dụ quán nhậu bán từ 16h đến 4h sáng hôm sau, thì phần mềm phải nhóm doanh số ngày phải là từ 16h đến 4h mới thuận tiện cho người chủ. Dùng phần mềm DanTriSoft thì có tính năng này để doanh chủ setup cực nhanh, cực chuẩn. Trong thực tế kinh doanh phát sinh một số hiện tượng BAN ĐẦU THẤY RẤT LẠ nhưng sau khi đọc bài phân tích này thì THẤY THẬT LÀ ĐƠN GIẢN. Hãy đọc tình huống thực tế phát sinh bên dưới là rõ nhé.
 |
| Chức năng báo cáo kết ca trong phần mềm DanTriSoft |
Tình huống thực tế tại karaoke Bảo Hân:
- Báo cáo kết ca là: 8.957.000
- Báo cáo doanh thu nhóm theo ngày: 11.508.000
 |
| Báo cáo kết ca và báo cáo doanh thu theo ngày sai lệch nhau, nguyên nhân do đâu? |
Đầu tiên cần hiểu rõ nguyên lý này với lĩnh vực kinh doanh karaoke, bida, dịch vụ kinh doanh qua đêm:
- Doanh thu nhóm theo ngày sẽ được khai báo theo mô hình kinh doanh, ví dụ quán hoạt động từ 8h sáng hôm nay đến 6 giờ sáng hôm sau thì để thuận tiện trong báo cáo doanh số theo ngày thì phần mềm sẽ khai báo doanh số 1 ngày sẽ từ lúc 8h hôm nay đến 8h sáng ngày hôm sau.
- Còn báo cáo kết ca sẽ theo nguyên lý này: xem logic báo cáo kết ca.
Với trường hợp xảy ra sai lệch của karaoke Bảo Hân thì do nguyên nhân sau:
- Thứ nhất, trước đây khi hỏi về mô hình kinh doanh thì được biết một ngày bắt đầu từ 8h sáng hôm nay đến 8h sáng ngày hôm sau, nên đã khai báo theo thông số này để phần mềm báo cáo doanh số theo ngày cho đúng mô hình kinh doanh.
- Thứ hai, cái lỗi báo cáo sai xảy ra vì ngày báo cáo 27/08 và 28/08 có các trường hợp đặc biệt diễn ra (xem ảnh dưới hoặc vào báo cáo kết ca ở điện thoại để xem lịch sử kết ca):
+ Giai đoạn 1: từ 18:04 ngày 26/08 đến 02:40 ngày 27/08 là đã có 1 lần kết ca với số tiền 5.856.000
+ Giai đoạn 2: diễn ra vào giờ rất đặc biệt là từ 07:21 phút đến 09:15 phút ngày 27/08, có kết ca là 2.434.000 đồng. Vì khoảng thời gian này rơi ra ngoài khoảng 8h sáng là thời điểm kết ngày theo thiết lập ban đầu của phần mềm, nên hóa đơn sẽ được chia tách cho 2 ngày khác nhau, tức nó có cả trước 8h sáng và sau khoảng 8h sáng. Và thêm nữa vào ngày 28/08 lại có động tác kết ca vào 8:48 phút loạt ra ngoài 8h. Đó là nguyên nhân gây ra lỗi chênh lệnh giữa báo cáo kết ca và báo cáo doanh số theo ngày như mô tả ở trên.
 |
| Xem lịch sử kết ca sẽ thấy rõ điều này |
Hướng xử lý:
- Nếu quán bắt đầu mở cửa vào 11h thì cần khai báo từ đầu là doanh số nhóm theo ngày từ 11h hôm nay đến 11h hôm sau. Trong tình huống của Bảo Hân thì DanTriSoft đã setup lại theo kịch bản này, tức doanh số theo ngày sẽ tính từ 11h hôm nay đến 11h hôm sau. Vì vậy hãy vào xem lại báo cáo doanh thu nhóm theo ngày để đối soát với việc kết ca, vì số liệu đã có sự thay đổi để đúng với diễn biến thực tế.
- Còn nếu có tình huống khách ngồi qua 11h trưa (tình huống hy hữu) thì báo cáo theo ngày và báo cáo kết ca sẽ có sai số kiểu kiểu như ở trên. Do đó tiền thực thu là tổng số tiền của tất cả các lần báo cáo kết ca, ví dụ trong ngày có 2 lần kết ca thì tiền thực thu bằng tổng số tiền 2 lần kết ca.
TP HCM ngày 30/08/2020
Theo Cao Trung Hiếu | Sáng lập và điều hành DanTriSoft
