Lĩnh vực kinh danh quán cafe, quán ăn, nhà hàng có tỉ lệ thất thoát, mất mát tiền và hàng rất cao, đó là lý do nhiều quán nhìn qua có khách hàng đông, doanh thu tốt nhưng chốt sổ thì chẳng thấy lợi nhuận đâu, thậm chí còn bị lỗ. Mất tiền mất hàng nó ăn vào tiền lãi, thậm chí ăn vào tiền vốn của người chủ. Vậy giải pháp phòng tránh là gì?
1. Sử dụng con người.
Làm chủ quán là làm việc với con người rất nhiều, tuyển người, hướng dẫn, phát triển và đánh giá lương bổng là những công việc làm mỗi ngày, mỗi ngày. Lĩnh vực kinh doanh nào cũng vậy, con người trung thực, không tham lam những cái không thuộc về mình rất là quan trọng, người chủ cần có những nhân sự như vậy, trân trọng và giữ họ. Trong một tập thể nếu phần nhiều (hơn 80%) là trung thực thì nếu phần ít (dưới 20%) không trung thực là phần đông đó sẽ “đè bẹp” phần ít kia nên phần ít sẽ tự động bị đào thải. Nhưng nếu người chủ quản lý kém rồi để số ít nhân sự không trung thực, tham lam phát triển thì căn bệnh dối trá có thể sẽ bị lây nhiễm để từ số ít trở thành số đông, thậm chí tất cả đều dối trá.
2. Cần hiểu rõ lỗ hổng quản lý khiến thất thoát tiền hàng.
Ở đây, tôi nêu ra các lỗ hổng quan trọng và cách phòng tránh:
Lỗ hổng 1: Thu ngân xóa bill, xóa món, chiết khấu… để ăn bớt.
=> Khi sử dụng phần mềm cần có tính năng phân quyền chặt chẽ như cho xóa hay không, cho chiết khấu hay không và thêm nữa là có tính năng ghi lại lịch sử hành động, thuật ngữ phần mềm là ghi lại log thao tác. Một phần mềm chuyên nghiệp, có tên tuổi bắt buộc phải có những tính năng này nếu không thì chỉ là chém gió, phần mềm nghiệp dư.
Lỗ hổng 2: Nhân viên order không gửi phiếu cho thu ngân, chỉ báo bếp bằng miệng hoặc ghi giấy ra món, làm vừa thất thoát hàng vừa thất thoát tiền.
=> Cần chuẩn hóa ngay quy trình món order phải vào máy tính trước, bếp chỉ làm theo lệnh in chế biến báo bếp mà không được phép nhận lệnh từ trao đổi miệng, nếu bếp làm sai gây thất thoát hàng hóa thì bếp phải chịu hoàn toàn trách nhiệm. Phần mềm phải có chức năng quản lý kho hàng, tính định lượng chuẩn xác. Một phần mềm chuyên nghiệp, có tên tuổi bắt buộc phải có những tính năng này nếu không thì chỉ là chém gió, phần mềm nghiệp dư.
Video quy trình tác nghiệp giữa order - thu ngân - nhà bếp
Áp dụng order bằng điện thoại
Lỗ hổng 3: chủ quán ít xem dữ liệu doanh thu, chi phí do quá tin tưởng nhân viên thu ngân, nên có thể gặp tình trạng thất thoát “nhỏ giọt” mỗi ngày.
=> “Dùng người là phải tin người” đó là nguyên tắc quản lý con người, tuy nhiên còn nguyên tắc này nữa nhưng không ít chủ quán không biết hoặc quên “Dùng người là phải kiểm soát được”, kiểm soát được rất quan trọng nếu không kiểm soát được thì hay xảy ra vết thủng nhỏ đáy thuyền có thể làm chìm thuyền. Hãy dùng chức năng báo cáo kinh doanh trên phần mềm để nắm bắt số liệu và tốt hơn là dùng ứng dụng báo cáo kinh doanh trên điện thoại để có thể xem báo cáo bất cứ lúc nào cần, để kiểm tra đột xuất.
Khi hiểu các vấn đề trên và áp dụng các giải pháp đề ra là chủ quán đã phòng tránh hơn 98% trường hợp gây thất thoát. Nếu phần mềm của bạn chưa đáp ứng được nhu cầu thì hãy tìm giải pháp khác phù hợp hơn, hoặc chấp nhận việc thất thoát vẫn diễn ra mỗi ngày mỗi ngày.
Theo chia sẻ từ anh Cao Trung Hiếu
Nguyên chủ quán cafe MiMoSa, TP Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu
