Đối với những doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm bán hàng của các bên khác nhau như phần mềm bán hàng KiotViet, Phần mềm quản lý đơn hàng Sapo, Phần mềm bán hàng Nhanh.vn, nhưng sau đó cửa hàng cảm thấy không phù hợp nhu cầu, hoặc muốn chuyển qua phần mềm bán hàng miễn phí vĩnh viễn khác ưu việt hơn. Vậy làm thế nào để chuyển được các thông tin đầu kỳ sang phần mềm mới?
Hiện tại, đa phần các doanh nghiệp bán hàng đều trang bị cho mình công cụ phần mềm quản lý cửa hàng nhằm tối ưu hóa việc kinh doanh. Nhưng việc chọn sai phần mềm bán hàng không phù hợp với nhu cầu của mình là chuyện có thể xảy ra với các doanh nghiệp mới mở và chưa trải nghiệm qua các phần mềm bán hàng khác nhau.
Phần mềm bán hàng miễn phí vĩnh viễn không hẳn là không tốt bằng phần mềm bán hàng của những đơn vị tính phí như Phần mềm bán hàng KiotViet. Điều băn khoăn là liệu các phần mềm bán hàng miễn phí này có đáp ứng được nhu cầu của cửa hàng hay không?
Một điểm nữa là các phần mềm bán hàng miễn phí vĩnh viễn thường không có người hướng dẫn nên thường các cửa hàng phải tự đọc hướng dẫn sử dụng. Tuy nhiên, phần mềm bán hàng miễn phí DanTriSoft là phần mềm bán hàng rất dễ sử dụng, và người dùng mới có thể dễ dàng thao tác. Tuy nhiên, có một số nghiệp vụ mà người mới bắt đầu sử dụng phần mềm bán hàng sẽ băn khoăn, hoặc thậm chí là những người đã sử dụng phần mềm bán hàng tính phí như phần mềm bán hàng KiotViet cũng chưa thành thục, đó là:
1/ Làm thế nào để quản lý công nợ đầu kỳ của nhà cung cấp
2/ Làm thế nào để khai báo công nợ đầu kỳ khác hàng
3/ Làm thế nào để khai báo tồn kho đầu kỳ và giá vốn hàng bán trong phần mềm bán hàng
Tất cả những hoạt động trên là những điều quan trọng nhằm chuyển đổi thành công phần mềm bán hàng tính phí KiotViet hoặc bất kỳ phần mềm bán hàng nào qua phần mềm bán hàng miễn phí DanTriSoft.
I. Khai báo công nợ đầu kỳ của nhà cung cấp
Việc khai báo công nợ đầu kỳ nhà cung cấp là hành động xảy ra một lần khi bạn chuyển đổi từ phần mềm bán hàng KioViet, hoặc các phần mềm khác sang phần mềm bán hàng miễn phí DanTriSoft, do vậy, thông tin này được xem như thông tin khai báo chung cho hệ thống.
Bước 1: Bạn phải khai báo thông tin Nhóm Nhà Cung cấp
Bước 2: Khai báo thông tin Nhà cung cấp
Bước 3: Hệ thống > Khai báo đầu kỳ công nợ nhà cung cấp
Bước 4: Khai báo công nợ đầu kỳ nhà cung cấp
II. Khai báo công nợ đầu kỳ của khách hàng
Việc khai báo công nợ đầu kỳ của khách hàng trong phần mềm quản lý bán hàng DanTriSoft cũng tương tự phần mềm bán hàng KiotViets:
Bước 1: Khai báo nhóm khách hàng
Bước 2: Khai báo khách hàng
Bước 3: Vào hệ thống > Công nợ đầu kỳ khách hàng
Bước 4: Khai báo thông tin công nợ đầu kỳ khách hàng
III. Khai báo hàng tồn đầu kỳ và giá vốn
Việc khai báo hàng tồn đầu kỳ được xem như một lần nhập kho ban đầu, tương tự như bạn chuyển kho từ một nơi cũ sang nơi mới, ở đây là chuyển từ phần mềm KiotViet sang phần mềm bán hàng DanTriSoft. Khi nhập tồn kho đầu kỳ bạn phải chú ý đến các việc sau:
1/ Sử dụng chức năng nhập kho nội bộ để tránh phát sinh công nợ cho nhà cung cấp
2/ Hoặc sử dụng chức năng nhập kho mua hàng nhưng tổng số tiền trả phải bằng tổng số tiền nhập
Bạn có thể sử dụng chức năng nhập kho bằng file excel để có thể tiến hành nhập kho tốt hơn.
Các bước khai báo hàng tồn kho đầu kỳ và giá vốn như sau:
Bước 1: Vào kho hàng >> Phiếu nhập kho
Bước 2: Thêm mới >> Nhập kho nội bộ
Bước 3: Khai báo hàng hóa
Bạn có thể nhập kho bằng cách nhập file excel vào phần mềm với các bước như sau:
Bước 1: Vào kho hàng >> Phiếu nhập kho
Bước 2: Chọn nút import >> tải biểu mẫu về
Bước 3: Hoàn thành biểu mẫu
Bước 4: Chọn file đã hoàn thành >> Nhập dữ liệu
Bạn có thể tham khảo video hướng dẫn đầy đủ các chuyển dữ liệu từ phần mềm bán hàng KiotViet sang phần mềm bán hàng miễn phí DanTriSoft bằng cách vào link bên dưới
Theo Hải Phan, bài 22
