Việc trang bị và sử dụng thành thạo phần mềm quản lý nhà hàng là một công cụ không thể thiếu trong lĩnh vực F&B. Tuy nhiên, để lựa chọn đúng phần mềm chuẩn hóa và phù hợp với nghiệp vụ cũng như mô hình kinh doanh và quản lý của cửa hàng là điều không hề dễ dàng.
 |
| Review Top 7 Phần Mềm Quản Lý Nhà Hàng Tốt Nhất Và Tiện Dụng Nhất |
Việc quản lý nhà hàng không phải là công việc đơn giản, vì nó không chỉ liên quan đến chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm, mà còn liên quan đến biên độ lợi nhuận của từng món ăn. Nếu không quản lý chặt chẽ việc nhập hàng, chế biến, bảng giá, bán hàng, và nhân công, việc kinh doanh nhà hàng không thể đạt được lợi nhuận kỳ vọng mặc dù có lượng khách hàng lớn. Rất nhiều câu hỏi được đặt ra: Liệu phần mềm nhà hàng nào trên thị trường là tốt nhất? Những điểm nổi bật, và những nhược điểm? Liệu có phù hợp với nghiệp vụ, và quy mô của một mô hình cửa hàng không? Chúng tôi sẽ chia sẻ thông qua góc nhìn review cẩn thận và chi tiết từng phần mềm quản lý thu chi nhà hàng hiện nay.
1. Tổng quan về phần mềm quản lý nhà hàng
1.1. Vậy như thế nào là Phần mềm quản lý nhà hàng?
Bạn có thể bắt gặp nhiều tên gọi khác nhau của phần mềm quản lý nhà hàng như: Phần mềm nhà hàng, phần mềm quản lý quán ăn, phan mem quan ly nha hang, phần mềm FnB, ứng dụng quản lý nhà hàng…Thực tế chúng đều là tên gọi của một phần mềm được phát triển nhằm thu thập, quản lý thông tin, quản lý nghiệp vụ phát sinh trong việc quản lý nhà hàng một cách hiệu quả nhất. Việc sử dụng thành thạo phần mềm quản lý sẽ giúp cho việc kinh doanh hiệu quả, nhanh chóng và tiết kiệm được nhiều chi phí ẩn.
Nhìn chung, các phần mềm nhà hàng đều có những tính năng chung thiết yếu phục vụ cho việc quản lý cửa hàng như:
- Quản lý nhân viên và nhóm người dùng
- Quản lý nhập kho, nhập nguyên liệu, và hàng tồn kho
- Quản lý bán hàng, lên đơn, in bill chế biến, in bill bán hàng
- Quản lý bàn, khu vực, cho phép tách bàn hoặc nhập bàn
- Quản lý tiền giờ, tiền phục vụ
- Báo cáo kinh doanh, lợi nhuận, doanh thu
Nhưng ngoài ra, một số phần mềm tính tiền nhà hàng còn cho phép tích hợp các nghiệp vụ đặc thù và nổi bật khác như: bán hàng đa kênh, kết nối với phần mềm kế toán, chức năng chấm công, phần mềm chăm sóc khách hàng.
1.2. Phần mềm quản lý nhà hàng đem lại những lợi ích nào
Việc quản lý nhà hàng không dành cho những người tay mơ, vì chi phí đầu tư nhà hàng thường rất lớn, và vận hành phức tạp, nhưng biên độ lợi nhuận không cao nếu quản lý không tốt. Nếu bạn phải quản lý nhà hàng bằng thủ công thì bạn phải đối mặt với rất nhiều dữ liệu phát sinh và kết nối các nghiệp vụ với nhau, lúc đó người quản lý phải thu thập, xử lý một khối lượng thông tin rất lớn, nếu không có sự trợ giúp của phần mềm quản lý nhà hàng ăn uống, thì việc xảy ra sai sót là đương nhiên.
Phần mềm nhà hàng sẽ giúp quản lý dữ liệu dễ dàng, đi kèm với việc nhân viên phải thao tác trên phần mềm sẽ giúp cho việc kiểm soát luồng công việc tập trung và trôi chảy. Ngoài ra còn có một số lợi ích lớn khác như:
o Quản lý chặt chẽ giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh và tránh những gian lận hay sai sót của nhân viên. Người quản lý có thể đưa ra quyết định kịp thời khi họ có dữ liệu từ phần mềm quản lý theo thời gian thực.
o Nhân viên sẽ làm việc theo quy trình nên chất lượng phục vụ được đảm bảo, giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu suất làm việc
o Áp dụng phần mềm quản lý nhà hàng sẽ tạo sự chuyên nghiệp và đồng bộ trong vận hành của nhà hàng bao gồm từ khâu đón khách, lên đơn, in bếp, chế biến, thu ngân…
Do vậy, việc sở hữu phần mềm quản lý nhà hàng trong công tác kinh doanh nhà hàng là điều thiết yếu. Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin và nhiều nhà cung cấp, người quản lý có nhiều lựa chọn hơn cho phần mềm vừa đáp ứng được nhu cầu, vừa dễ dùng và chi phí hợp lý hơn rất nhiều.
1.3. Phần mềm quản lý nhà hàng thường được phân loại như thế nào?
Có rất nhiều ứng dụng quản lý nhà hàng quán ăn của các công ty phát triển phần mềm lớn nhỏ trên thị trường, phục vụ nhu cầu quản lý quán ăn đa dạng, tuy nhiên về cơ bản phần mềm quản lý nhà hàng được phân loại như sau:
• Phân loại theo theo nhà phát triển: Phần mềm nhà hàng nước ngoài và phần mềm quản lý nhà hàng trong nước phát triển.
• Phân loại theo hình thức triển khai: phần mềm tính tiền nhà hàng offline hay phần mềm nhà hàng online. Ứng dụng quản lý nhà hàng quán ăn offline là được cài đặt và sử dụng trên máy tính xách tay hoặc để bàn mà không cần phải dùng đến mạng internet. Vì cài đặt trực tiếp trên máy tinh và không sử dụng internet nên sẽ hoạt động ở những cửa hàng có mạng yếu hoặc chập chờn. Ngược lại, phần mềm online cho phép sử dụng ở các thiết bị kết nối với internet, rất tiện dụng và theo thời gian thực.
• Phân loại theo mức phí: Phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí và phần mềm quản lý quán ăn tính phí. Lưu ý, mức giá của các phần mềm có sự chênh lệch nhau rất nhiều, tùy thuộc vào quy mô và nghiệp vụ mà các bạn nên chọn lựa các phần mềm quản lý khác nhau.
Tên phần mềm quản lý nhà hàng Mức độ thân thiện dễ sử dụng Hình thức báo cáo Hệ thống thực thi Mức giá/tháng
Tên phần mềm quản lý quán cà phê | Thân thiện dễ sử dụng | Báo cáo tổng hợp | Ngôn ngữ/nền tảng | Mức phí/tháng |
IPOS | *** | Có | Windows, Android, iOS | 350,000 |
Cukcuk | **** | Có | Windows, Android, iOS | 299,000 |
KiotViet | ** | Có | Windows, Android, iOS | 250,000 |
DanTriSoft | ***** | Có | Windows, Android, iOS | Miễn phí vĩnh viễn |
LOYVERSE | ***** | Không | Windows, Android, iOS | Miễn phí một phần |
Sapo | *** | Có | Windows, Android, iOS | 500,000 |
DCorp R-Keeper | *** | Có | Windows, Android, iOS | 600,000 |
1.4. Triển khai phần mềm quản lý quán cà phê như thế nào?
Với việc phát triển của công nghệ thông tin, việc triển khai phần mềm quản lý quán và phê ngày càng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn bao giờ hết. Các phần mềm quản lý cà phê hiện nay, đặc biệt là phần mềm quản lý online có thể tương thích được rất nhiều thiết bị khác nhau, và các bước triển khai cũng tương tự nhau, không đòi hỏi người sử dụng phần mềm phải có kỹ năng vi tính đặc biệt nào. Các bước chính để triển khai phần mềm quán lý quán cà phê bao như sau:
1. Thiết lập tài khoản gian hàng hoặc cài đặt phần mềm trên máy tính (phần thiết lập phần mềm trên máy tính sẽ có hướng dẫn cụ thể, các bạn đừng quá lo lắng).
2. Thiết lập các tài khoản nhóm người sử dụng, tài khoản người sử dụng.
3. Tạo danh mục các hàng hóa, món ăn, đồ uống trong phần mềm bán cà phê.
4. Tạo sơ đồ bàn phù hợp với quán cà phê.
5. Tạo các bảng giá và tính tiền giờ phù hợp.
6. Nhập thông tin hàng hóa và hàng tồn kho.
7. Thiết lập kênh bán hàng.
Các bạn có thể yên tâm sử dụng phần mềm bán cà phê trong việc kinh doanh cửa hàng của mình rồi. Rất dễ phải không nào?
2. Review TOP phần mềm quản lý nhà hàng tốt nhất hiện nay
2.1. Phần mềm quản lý cafe miễn phí vĩnh viễn DanTriSoft
Phần mềm quản lý nhà hàng DanTriSoft đã có mặt trên thị trường hơn 08 năm và được người dùng đánh giá một trong những phần mềm đáng tin cậy, dễ dùng và hữu dụng nhất hiện nay. Và một điều làm bất ngờ người dùng, đó là mặc dù phần mềm quản lý có đầy đủ chức năng nhưng lại là phần mềm quản lý nhà hàng quán ăn miễn phí vĩnh viễn duy nhất tại Việt Nam. Hiện tại, có hơn 100,000+ doanh chủ đã đăng ký và sử dụng phần mềm của DanTriSoft chứng minh mức độ phổ biến.
Phần mềm này không đòi hỏi người dùng phải có nhiều kiến thức và kinh nghiệm sử dụng, vì phần mềm quản lý quán ăn này được thiết kế rất sát với nghiệp vụ thực tế, với kinh nghiệm hơn 10 năm trong lĩnh vực FnB của nhà sáng lập Cao Trung Hiếu.Điều này làm cho phần mềm trở nên hữu dụng không thu kém các ứng dụng quản lý nhà hàng tính phí khác.
 |
| Phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe miễn phí vĩnh viễn DanTriSoft |
Ưu điểm nổi bật của phần mềm nhà hàng DanTriSoft:
- Cho phép tạo nhanh nhóm người dùng và phân quyền người dùng như: thu ngân, bán hàng, in bếp…
- Quản lý kho trực quan với công thức tính giá vốn theo số lượng và đơn giá nhập
- Quản lý các khu vực bàn theo mức độ bình dân, VIP…
- Thiết lập các khung giá theo thời gian và theo chính sách ưu đãi
- Cho phép gộp bàn và chia tách bàn nếu cần thiết
- Liên kết chức năng in bếp, in bill theo từng khu vực khác nhau…
LINK ĐĂNG KÝ: PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÀ HÀNG MIỄN PHÍ
Việc đăng ký phần mềm quản lý nhà hàng diễn ra nhanh chóng trong vòng 03 phút và có video hướng dẫn cụ thể
Ngoài ra, phần mềm còn cho phép chuyển dữ liệu từ các ứng dụng nhà hàng khác sang phần mềm thông qua video hướng dẫn chi tiết:
2.2. Phần mềm quản lý nhà hàng DCorp R-Keeper hiện đại và tối ưu
Đây là phần mềm nước ngoài xịn xò dành cho các nhà hàng lớn, thương hiệu nước ngoài lớn nhất hiện nay, tất nhiên đi kèm với đó là mức giá rất cao. Việc cung cấp phần mềm cho các cửa hàng trên nhiều quốc gia khác nhau, và hơn 100,000 nhà hàng trên thế giới nên nghiệp vụ của phần mềm quản lý nhà hàng rất đầy đủ. Nhưng vì quá phức tạp nên người dùng cần phải am hiểu và được hướng dẫn đầy đủ thì mới có thể sử dụng thành thạo. Hiện tại có rất nhiều khách hàng lớn ở Việt Nam sử dụng phải kể đến là Golden Gate, Redsun,…
 |
| Phần mềm quản lý nhà hàng DCorp R-Keeper |
Ưu điểm vượt trội của phần mềm:
• Công nghệ hiện đại: ứng dụng sử dụng những công nghệ hiện đại nhất, tương thích với rất nhiều nền tảng và thiết bị, cho phép kết nối trực tuyến, và mức độ hữu dụng rất nhanh chóng.
• Đầy đủ nghiệp vụ và chuyên biệt cho ngành F&B: đây là phần mềm chỉ dành cho nhà hàng nên mức độ chuyên sâu về nghiệp vụ rất cao và đáp ứng những nhu cầu khắt khe nhất của một phần mềm quản lý
2.2. Nếu muốn gọn gang, hãy dùng Phần mềm quản lý nhà hàng FABi
Đây là phần mềm tin gọn và đơn giản của phần mềm IPOS, được xem như phiên bản dành cho các cửa hàng nhỏ lẻ với mức phí hợp lý hơn. Do đó, đây cũng là phần mềm quản lý nhà hàng được lựa chọn và ưu chuộng hiện nay. Tuy nhiên vì là phần mềm nhỏ gọn nên đôi lúc phần mềm không đáp ứng được hầu hết các nghiệp vụ khác nhau của ứng dụng quản lý nhà hàng đầy đủ. Không chỉ nhà hàng mà các quán cà phê cũng dùng FaBi như phần mềm cà phê. Vì hướng đến phần khúc trung bình nên phần mềm nhà hàng này dễ dàng tiếp cận với số lượng quán ăn và nhà hàng vừa và nhỏ ở Việt Nam.
Ưu điểm:
• Giao diện dễ sử dụng: Phần mềm quản lý này được thừa hưởng nên có sự thiết kế lại cho phù hợp với các nghiệp vụ ở cửa hàng nên trở nên dễ sử dụng và thân thiện với người dùng. Đây cũng là điểm mạnh nhất của phần mềm Fabi
• Tính ổn định cao và tương thích với nhiều thiết bị: Phần mềm này mới ra nhưng thực tế là phần mềm nhà hàng lâu đời nên tính ổn định cao, và thân thiện với nhiều thiết bị.
• Cho phép người dùng quản lý nhà hàng từ xa với nhiều báo cáo trực quan và sinh động
• Tính năng đặt món, in bill bếp, tính tiền rất nhanh chóng và thuận tiện
• Độ phân giải tốt nên giao diện nhìn sáng và gọn gàng
2.3. Phần mềm quản lý nhà hàng CukCuk
Đây là phần mềm quản lý nhà hàng của đơn vị nổi tiếng lâu đời nhất ở Việt Nam, công ty Misa, được biết đến nhiều nhất trong phần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp. Nếu nhắc đến phần mềm nhà hàng thì không thể nào bỏ qua phần mềm CukCuk, vì các nghiệp vụ được thiết kế tương đối phù hợp và đầy đủ với nhu cầu thực tế, do vậy được lựa chọn bởi nhiều nhà hàng tại Việt Nam
 |
| Phần mềm quản lý nhà hàng CukCuk |
Ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý nhà hàng:
- Thân thiện với người dùng: với nhiều năm trong việc thiết kế phần mềm, Cukcuk mang lại sự thân thiện và thao tác nhanh chóng cho phần mềm.
- Phân hệ rõ ràng theo chức năng: với việc nghiên cứu kỹ các nghiệp vụ, phần mềm đã tích hợp các nghiệp vụ từ các bộ phận quản lý, tiếp tân, thu ngân, bán hàng, đầu bếp một cách trơn tru và chặt chẽ.
- Quản lý hàng tồn kho, nguyên phụ liệu, vật liệu và hàng hết hạn
- Cho phép in bill theo từng khu vực, và nhận in bếp theo từng món
- Phần mềm cho phép việc quản lý đơn hàng theo thời gian thực, và theo khu vực bàn
- Cho phép tích hợp với các nền tảng giao hàng đồ ăn qua mạng.
- Ứng dụng cho thấy sự tương thích với nhiều thiết bị, giúp cho người dùng không phải đầu tư nhiều máy móc thiết bị mà có thể tận dụng sẵn những thiết bị đang có.
2.4. Phần mềm nhà hàng Sapo FnB đa kênh
Phần mềm quản lý nhà hàng Sapo FnB được biết đến như phần mềm bán hàng đa kênh phổ biến tại Việt Nam, với việc kết hợp bán hàng tại điểm bán với bán hàng qua các nền tảng trực tuyến. Phần mềm này được nhiều người ưu chuộng vì tính năng kết hợp bán hàng đa kênh được phát triển từ sớm, và tương đối ổn định. Hiện nay, các nhà hàng sử dụng phần mềm này đang tăng lên với số lượng nhanh chóng và vượt mặt các phần mềm nổi tiếng phát triển trước đó.
Những Ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý nhà hàng:
• Ứng dụng này có đầy đủ các tính năng cần thiết cho một nhà hàng, cho phép đặt hàng mang về, đặt hàng tại chỗ và đặt hàng qua nền tảng trực tuyến. Các phương thức thanh toán của phần mềm cũng linh động phù hợp với các phương thức bán hàng khác nhau.
• Tính năng định lượng nguyên liệu, cho phép quản lý tồn kho, quản lý nhập hàng, chống thất thoát và gian lận
• Tạo nhóm nhân viên, tạo nhân viên và phân quyền nhân viên nhanh chóng
• Quy trình đặt hàng và bán hàng đa kênh rất linh động, cho phép theo dõi được tình trạng của đơn hàng từ giai đoạn đặt hàng, chấp thuận, giao hàng và thu tiền
• Phần mềm sử dụng công nghệ hiện đại nên khả năng xử lý nhanh và tương thích với rất nhiều thiết bị
• Quản lý chương trình khuyến mãi theo khung giờ, theo ngày lễ tết
• Ngoài ra, phần mềm cho phép tính doanh số trên mỗi nhân viên để tiện tính hoa hồng cho các nhân viên
2.6. Phần mềm quản lý nhà hàng KiotViet
Không thể không nhắc đến phần mềm KiotViet, đây là một phần mềm lâu đời từ năm 2005, và rất nổi tiếng tại Việt Nam. Tuy nhiên, khi xét đến khía cạnh phần mềm quản lý nhà hàng thì phần mềm KiotViet không phải là điểm mạnh, vì được thiết kế từ những năm 2005 nên sử dụng công nghệ cũ, và khi nghiệp vụ phát sinh của nhà hàng thì phần mềm nhà hàng KiotViet không đáp ứng được. Do vậy, phần mềm KiotViet được biết đến như là phần mềm quản lý bán hàng nhiều hơn là ứng dụng quản lý nhà hàng. Tuy nhiên, vì mức độ phổ biến, và mức phí tương đối rẻ nên phần mềm KiotViet vẫn được nhiều nhà hàng lựa chọn như một công cụ quản lý.
Ưu điểm nổi bật của phần mềm:
• Tính đơn giản và thân thiện: vì được phát triển lâu đời, nên phần mềm được tinh chỉnh để dễ dàng tiếp cận, và người dùng có thể thao tác nhanh chóng mà không cần đòi hỏi phải được đào tạo quá chuyên sâu.
• Tính năng cơ bản: Như đã trao đổi trên, nếu xét về nghiệp vụ nhà hàng phức tạp thì phần mềm KiotViet không đáp ứng được, nhưng nếu xét trên khía cạnh quản lý nhà hàng đơn giản và tiện lợi thì đây không phải là lựa chọn tồi.
• Cho phép tính năng đặt món linh động trên máy tỉnh bảng, kết nối với thu ngân và in bếp một cách tiện lợi
• Cho phép kết nối và điều phối, chỉnh sửa order với bếp, tăng tốc độ phục vụ, kiểm soát chế biến
• Tạo hóa đơn và quản lý hóa đơn theo bàn, khu vực. Ngoài ra phần mềm còn cho phép ghép bàn và tách bàn
• Có báo cáo theo từng món hàng, theo khu vực để dễ dàng tối ưu và quản lý kinh doanh nhà hàng hiệu quả hơn
2.7 Phần mềm nhà hàng đơn giản Loyverse POS
Cùng chung phân khúc phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí như phần mềm nhà hàng DanTriSoft, nhưng không miễn phí hoàn toàn. Đây cũng được xem là phần mềm phổ biến vì mức độ đơn giản và thao tác nhanh chóng cho việc in hóa đơn, phù hợp với các nhà hàng siêu nhỏ. Tận dụng là phần mềm nhà hàng miễn phí, nên các công ty bán thiết bị sẽ tiến hành cài đặt cho khách hàng với mục đích bán được thiết bị, nên giải thích cho lý do vì sao phần mềm này phổ biến ở Việt Nam, mặc dù không phải do một công ty Việt Nam phát triển.
Khi người dùng có nhu cầu sử dụng những chức năng cao cấp hơn, thì phải trả một mức phí tương đối cao. Đây là hạn chế lớn nhất của phần mềm nhà hàng này.
Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý nhà hàng Loyverse
- Việc in ấn rất tiện lợi, cho phép in ấn thông qua điện thoại
- Được thiết kế thân thiện với người dùng và cực kỳ đơn giản, nhưng cũng chính vì quá đơn giản nên không xử lý được các nghiệp vụ phức tạp của nhà hàng.
- Phần mềm cho phép quản lý khung giá theo thời điểm và theo khu vực, linh động áp dụng chính sách khuyến mãi theo ngày lễ tết
- Việc phân quyền nhân viên nhanh chóng và dễ dàng, thông qua nhóm người dùng và tài khoản người dùng.
Thực tế, phần mềm quản lý nhà hàng Loyverse có nhiều nhược điểm cho bản miễn phí, nhưng nếu có tiền, bạn nên chọn bản tính phí, mặc dù mức phí tương đối cao.
3. Làm sao để chọn được phần mềm quản lý nhà hàng tốt nhất
Qua trao đổi như bên trên, thì các bạn sẽ thấy việc lựa chọn một phần mềm quản lý nhà hàng tốt không phải là vấn đề đơn giản, và phần mềm quản lý đóng vai trò rất quan trọng trong việc kinh doanh nhà hàng. Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý nhà hàng khác nhau, mỗi phần mềm có những ưu điểm nổi bật, và nhắm đến nhóm khách hàng mục tiêu của họ. Do vậy, nếu bạn muốn tìm được phần mềm quản lý nhà hàng tốt nhất cho mình thì cần phải lưu ý các vấn đề sau:
• Phần mềm có đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của nhà hàng bạn không? Ví dụ: đặt món, quản lý khu vực, quản lý bán hàng, quản lý nhập xuất tồn, quản lý định lượng…
• Phần mềm quản lý nhà hàng có thân thiện không? Có đòi hỏi nhân viên phải được đào tạo chuyên sâu không? Nhân viên có dễ thao tác hay dễ bị sai sót hay không?
• Mức phí hàng tháng và mức phí đầu tư cho thiết bị đi kèm có quá cao so với quy mô nhà hàng của bạn hay không? Đặc biệt là tính tương thích với các thiết bị phần cứng.
• Phần mềm có cho phép kết nối bán hàng đa kênh hay không? Việc này cũng không quá cần thiết đặc biệt đối với các quán nhỏ và chưa có nhiều kênh bán online.
Do vậy, nếu bạn muốn có được phần mềm nhà hàng chuẩn và dễ sử dụng, bạn cần phải chuẩn hóa trước nghiệp vụ của mình, tổng hợp và so sánh với mức độ đáp ứng của phần mềm, nếu nghiệp vụ cửa hàng của bạn đưa lên phần mềm thì thao tác có dễ dàng hay không? Các bạn lưu ý, phần mềm quản lý nhà hàng cũng chỉ là công cụ, nó không thay thế được kế hoạch kinh doanh, khả năng vận hành và chuẩn hóa nghiệp vụ của nhà hàng.
Cảm ơn và chúc các bạn thành công!
Theo Hải Phan, bài 28
