Sử dụng hóa đơn điện tử, kế toán cũng khó tránh khỏi sai sót thông tin, khi đó cần phải điều chỉnh hóa đơn điện tử. Cách xử lý sẽ tùy trường hợp, kế toán có thể tham khảo thông tin bên dưới để xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo quy định.
1. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai nhưng chưa gửi tới người mua
 |
| Xử lý hóa đơn điện tử viết sai nhưng chưa gửi tới người mua |
Công văn ngày 29/8/2019 số 3441/TCT-CS của Tổng cục Thuế, với trường hợp đã lập hóa đơn điện tử, trước khi gửi cho người mua phát hiện sai sót, người bán xử lý hóa đơn điện tử viết sai bằng cách hủy hóa đơn sai, lập lại hóa đơn mới để gửi người mua.
Điều chỉnh thông tin sai sót ở hóa đơn điện tử, cần lưu ý:
- Hóa đơn sai đã hủy vẫn phải lưu phục vụ việc tra cứu của cơ quan có thẩm quyền.
- Không cần lập biên bản hủy hóa đơn với bên bán.
- Kế toán áp dụng cách xử lý trên cho lỗi sai trên hóa đơn nếu chưa gửi cho người mua.
2. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai trường hợp đã gửi cho người mua
 |
| Xử lý hóa đơn điện tử viết sai trường hợp đã gửi cho người mua |
Nếu hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua, kế toán xử lý hóa đơn điện tử viết sai cần căn cứ vào tiêu chí sau:
Bên bán đã cung ứng dịch vụ đến bên mua chưa?
Người bán, người mua đã kê khai hóa đơn sai sót chưa?
Thông tin sai sót tại hóa đơn có liên quan đến số tiền hay không?
Kế toán cần điều chỉnh tăng/giảm hay điều chỉnh nội dung?
- Trường hợp hóa đơn điện tử sai đã gửi cho người mua, chưa giao hàng, 2 bên chưa kê khai thuế. Khi đó, 2 bên xác nhận sai sót và hủy hóa đơn sai.
Lập hóa đơn điện tử mới, trên đó nêu rõ: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số, gửi ngày tháng năm”.
- Trường hợp hóa đơn điện tử sai đã giao hàng hóa, đã gửi người mua, đã kê khai thuế. Khi đó, xử lý hóa đơn điện tử viết sai, 2 bên cần lập văn bản thỏa thuận, ký xác nhận sai sót. Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ sai sót đã điều chỉnh, số lượng hàng, thuế suất, tiền thuế,...
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã kê khai thuế mới phát hiện sai sót mã số thuế, đơn vị tính, tên hàng hóa, ngày/tháng/năm. Trường hợp này vì không xảy ra sai sót về tiền nên kế toán cần chỉnh nội dung. Lập biên bản điều chỉnh, hai bên ký xác nhận sai sót.
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã kê khai thuế, phát hiện sai sót về số lượng, giá, tiền, tiền thuế, tổng tiền, tổng thanh toán. Kế toán cần thực hiện điều chỉnh tăng/giảm. Lập biên bản chỉnh hóa đơn, 2 bên ký xác nhận sai sót. Bên bán điều chỉnh tăng giảm ở hóa đơn, hóa đơn cao hơn thực tế thì giảm, hóa đơn thấp hơn thực tế thì tăng.
3. Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử viết sai
Tùy lỗi sai trên hóa đơn điện tử, kế toán xử lý hóa đơn điện tử viết sai bằng các mẫu biên bản khác nhau. Có mẫu điều chỉnh giá, địa chỉ, tên công ty, áp dụng cho các trường hợp:
Khi lập biên bản, cần lưu ý:
Ngày lập biên bản điều chỉnh phải cùng ngày với hóa đơn.
Nội dung biên bản điều chỉnh phải rõ ràng thông tin: số hóa đơn, ký hiệu, lập ngày nào, ngày tháng, ký hiệu và nội dung điều chỉnh.
Hóa đơn sai sót thực hiện kê khai thuế, bên cạnh biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót, kế toán phải lập hóa đơn điều chỉnh.
4. Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tốt nhất là sử dụng phần mềm quản lý bán hàng DanTriSoft
 |
| Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tốt nhất là sử dụng phần mềm DanTriSoft |
Để tránh việc phải xử lý hóa đơn điện tử viết sai, cách tốt nhất là bạn sử dụng các phần mềm hỗ trợ, điển hình là phần mềm quản lý bán hàng DanTriSoft. Đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp và hỗ trợ các nghiệp vụ dễ sai sót nhất.
Với những thông tin trên đây, chúng tôi hy vọng đã mang đến cho các bạn những thông tin hữu ích. Để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử DanTriSoft miễn phí, quý vị vui lòng liên hệ qua:
Email: info@dantrisoft.com
Website: www.DanTriSoft.com
Hotline: 0906.799.838 (mr Trung Hiếu)
>> Xem thêm: các phần mềm bán hàng miễn phí như DanTriSoft, Kiotviet, Pos365, Sapo Pos
