Kinh doanh quán ăn nhỏ đang là lĩnh vực được nhiều người chọn để khởi nghiệp, bởi số vốn bỏ ra không quá lớn và kiếm lời cũng rất dễ dàng. Tuy nhiên một vấn đề đau đầu mà các chủ quán hiện nay đang phải đối mặt là thất thoát hàng hóa, doanh thu do còn vận hành theo cách thủ công. Giải pháp tuyệt vời để cải thiện vấn đề trên là dùng phần mềm quản lý quán ăn nhỏ, bởi nó mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong kinh doanh.
Khó khăn gặp phải khi quản lý quán ăn nhỏ theo cách thủ công
Khó khăn trong phục vụ, order món
Với cách làm truyền thống, nhân viên phục vụ sẽ thực hiện order ghi giấy thủ công, sau đó di chuyển đến khu vực bếp và thu ngân để đưa order. Việc làm này mất thời gian và tốn công, chưa kể đến những tình huống ghi chữ xấu khó đọc, lên món sai, thừa món, thiếu món, sai thứ thự order hay các trường hợp thêm món, đổi món không được thông tin kịp thời. Ảnh hưởng đến hoạt động của quán và trải nghiệm không tốt nơi khách hàng.
Khó khăn trong thu ngân
Khi quản lý thủ công, nhân viên thu ngân sẽ nhận món ghi chép bằng tay từ nhân viên phục vụ, sau đó tính tiền. Điều này có thể gây nhầm lẫn hay sai sót trong tính toán, dẫn đến thất thoát doanh thu. Đặc biệt trong thời gian cao điểm thu ngân dễ bị rối, mất nhiều thời gian thanh toán khiến khách hàng phải chờ lâu, có những trải nghiệm không tốt
Khó khăn khi quản lý món ăn
Các quán ăn thường có menu sản phẩm đa dạng, chưa kể có những món size to, size nhỏ khác nhau. Do đó việc nhớ giá chính xác để thông tin đến khách hàng đôi khi quá sức và dễ xảy ra nhầm lẫn. Đặc biệt với những thời điểm món ăn hết nhân viên phục vụ chưa được cập nhật vẫn nhận order từ khách. Dẫn đến phục vụ thiếu chuyên nghiệp và khiến khách hàng không hài lòng.
Khó khăn trong khâu quản lý nguyên liệu làm món
Các nguyên liệu trong chế biến món ăn của quán ăn luôn tươi sống nên thời gian sử dụng ngắn và dễ hư hỏng. Việc quản lý sao cho nguyên liệu luôn tươi mới và đảm bảo về mặt số lượng cũng là một khó khăn mà chủ quản cần đối mặt.
Khó khăn khi thông kê doanh thu
Với cách quản lý qua sổ sách thông thường, chủ quán sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức khi phải ngồi tính toán thủ công để biết được doanh thu, lợi nhuận, chi phí ra sao. Đặc biệt rất khó đối chiếu số liệu để kiểm tra những khoản chênh lệch hay thất thoát của quán.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý quán ăn nhỏ
Những khó khăn trên sẽ được giải quyết nhanh chóng nhờ phần mềm quản lý quán ăn. Việc sử dụng các phần mềm quản lý sẽ hỗ trợ đắc lực cho chủ quán giúp vận hành kinh doanh hiệu quả, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát và tăng doanh thu nhanh chóng.
Tăng năng suất phục vụ bán hàng
Khi sử dụng phần mềm quản lý quán ăn nhân viên chỉ cần thao tác toàn bộ yêu cầu của khách trên các thiết bị như điện thoại, máy tính bảng... Sau đó đơn sẽ được tự động chuyển xuống bộ phận chế biến mà không phải đưa trực tiếp như trước kia. Việc thông báo hủy món, đổi món hay thêm món cũng kịp thời, nhanh chóng hơn. Vào giờ cao điểm, khách đông thì công việc vẫn diễn ra trơn chu, nhân viên phục vụ được nhiều hơn và khách không mất thời gian chờ đợi.
Hạn chế tối đa sai sót khi phục vụ
Order chọn món được thực hiện ngay trên phần mềm, nhân viên phục vụ dễ dàng đối chiếu lại với khách. Tránh được tình trạng nhân viên ghi ẩu, ghi sai cũng như đảm bảo được tính chính xác, sự chuyên nghiệp trong phục vụ và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
 |
| Phần mềm quản lý quán ăn giúp chủ quán kinh tăng năng suất phục vụ, bán hàng nhanh hơn |
Kiểm soát, quản lý nhân viên
Các thông tin order, thu chi...lịch sử giao dịch của nhân viên đều được lưu trữ rõ ràng và cập nhật liên tục trên hệ thống phần mềm. Nhân viên sẽ không có cơ hội ăn bớt hay gian lận. Đặc biệt với chức năng phân quyền, chủ quán sẽ quản lý chặt chẽ hơn ngay cả khi không có mặt trực tiếp tại quán.
Theo dõi doanh thu, lỗi lãi dễ dàng
Chức năng tổng hợp báo cáo doanh thu từ chi tiết đến tổng quan theo ngày, tuần, tháng hay món nào bán tốt, món nào bán kém giúp chủ quán theo dõi được kết quả kinh doanh, từ đó đưa ra kế hoạch điều chỉnh phù hợp.
Tính năng cơ bản của một phần mềm quản lý quán ăn nhỏ
Lên order gọi món tiện lợi và nhanh chóng
Phần mềm quản lý quán ăn phải tối ưu quy trình order gọi món, giúp nhân viên thao tác dễ dàng, rút ngắn thời gian phục vụ. Lưu trữ đầy đủ thông tin hàng hóa, món ăn để nhân viên có thể order trong tích tắc cho khách ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng. Sau đó bill tự động được đẩy ra quầy thu ngân và báo xuống bếp nhanh chóng.
Hỗ trợ thu ngân tính tiền nhanh và chuẩn xác
Các thông tin cần thiết như: món ăn khách order, giá, tổng số tiền thanh toán, chiết khấu thành viên,... đều được hiển thị một cách rõ ràng giúp nhân viên thu ra bill cho khách nhanh và chuẩn xác. Hỗ trợ các hình thức thanh toán khác nhau: thẻ ngân hàng, ví điện tử, QR code... để thanh toán dễ dàng hơn.
Quản lý kho, nguyên vật liệu
Phần mềm giúp định lượng nguyên liệu có trong một đơn vị bán hàng, tự động trừ kho khi bán hàng, đồng thời hỗ trợ đối soát lượng hàng tồn trên phần mềm với thực tế. Qua đó chủ cửa hàng có thể biết được hàng hóa tồn trong kho và thuận tiện hơn trong việc lên kế hoạch nhập hàng, đảm bảo luôn có đủ nguyên liệu để chế biến món ăn phục vụ khách hàng.
Quản lý nhân viên
Phần mềm giúp quản lý nhân viên chặt chẽ nhờ tính năng phân quyền, mọi hoạt động bán hàng, xuất nhập nguyên liệu đều được ghi lại và báo cáo theo thời gian thực, ngăn chặn gian lận, thất thoát tiền bạc.
Báo cáo doanh thu
Chủ cửa hàng sẽ biết được tình hình hoạt động theo ca làm của nhân viên, hỗ trợ báo cáo kho hay doanh thu theo thời gian thực. Nhờ đó, bạn sẽ giảm được tối đa thời gian quản lý, dành nhiều thời gian để phát triển kinh doanh quán ăn.
>>> Lấy dùng: Phần Mềm Tính Tiền Quán Cafe Miễn Phí Vĩnh Viễn
Top 5 phần mềm quản lý quán ăn nhỏ đơn giản, dễ dùng nhất hiện nay
Thị trường phần mềm quản lý quán ăn nhỏ tại Việt Nam khá đa dạng về phân khúc. Mỗi phần mềm đều sở hữu những ưu điểm và tính năng nổi bật riêng. Chủ quán cần xác định rõ nhu cầu sử dụng để có thể tìm kiếm và lựa chọn được phần mềm phù hợp. Bạn có thể tham khảo quaTop 5 phần mềm quản lý quán ăn nhỏ đơn giản, dễ dùng nhất hiện nay.
1. CukCuk
CukCuk là phần mềm quản lý quán ăn nhỏ thuộc công ty Misa – đơn vị có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm kế toán và quản trị. CukCuk có các tính năng hỗ trợ riêng biệt cho từng vị trí trong quán ăn từ quản lý, nhân viên phục vụ, thu nhân, quầy bếp… giúp tối ưu công việc cho từng bộ phận, nâng cao hiệu quả vận hành quán. Một số tính năng nổi bật của CukCuk gồm có:
- Ghi nhận order nhanh chóng, trả món kịp thời.
- Quản lý chế biến hiệu quả, hạn chế thiếu sót hay nhầm lẫn món
- Sắp xếp thứ tự thực đơn theo thời gian gọi món của khách hàng.
- Dễ dàng kiểm soát nhập, xuất nguyên vật liệu, hàng hóa của quán.
- Tự động lập sổ sách, ghi chép và báo cáo doanh thu bán hàng theo thời gian thực.
- Cung cấp các ứng dụng dành riêng cho từng bộ phận trên đa nền tảng: máy tính, điện thoại, máy tính bảng…
Bạn có thể sử dụng miễn phí phần mềm CukCuk trong 14 ngày. Sau đó phải trả phí với các gói thuê bao từ 99.000đ – 299.000đ/tháng.
 |
| Phần mềm quản lý quán ăn nhỏ CukCuk |
2. Kiot Viet
Kiot Viet là phần mềm quản lý quán ăn khá quen thuộc, phù hợp với mọi quy mô quán ăn, nhà hàng, hỗ trợ chủ quán quản lý thông qua máy tính, điện thoại, máy POS cầm tay… Một số tính năng nổi bật của Kiot Viet bao gồm:
- Order món ngay trên máy tính bảng, tiết kiệm thời gian cho nhân viên phục vụ.
- Màn hình real-time hỗ trợ khu vực bếp điều phối chế biến hợp lý, tăng tốc độ phục vụ món.
- Nắm bắt số lượng hàng tồn kho thông qua các chỉ số được cập nhập theo thời gian thực.
- Tạo hóa đơn nhanh chóng, thực hiện nhanh các thao tác như ghép bàn, chuyển bàn, tách hóa đơn, từ đó thanh toán nhanh hơn, hạn chế sai sót, nhầm lẫn.
- Theo dõi mọi hoạt động kinh doanh tại quán mọi lúc mọi nơi thông qua các thiết bị di động như điện thoại, máy tính bảng.
>>> Lấy dùng: Phần mềm Kiotviet miễn phí
Bạn có thể dùng thử phần mềm miễn phí trong 10 ngày. Sau đó, bạn có thể trả phí với gói dịch vụ hỗ trợ: 200.000 VNĐ/1 tháng, dành cho những mô hình kinh doanh nhỏ, cho người bắt đầu kinh doanh, giới hạn cho 1 nhà hàng tối đa 3 người dùng.
 |
| Phần mềm quản lý quán ăn nhỏ Kiot Viet |
3. POS365
POS365 là phần mềm quản lý quán ăn hỗ trợ các chủ nhà hàng tối ưu quy trình phục vụ của nhân viên, xem báo cáo hàng ngày, quản lý nguyên liệu kho của từng chi nhánh. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp kiểm soát tốt thu chi và mức độ tiêu hao nguyên liệu làm món ăn của quán. Một số tính năng nổi bật của phần mềm:
- Màn hình order hiển thị rõ ràng tên và hình ảnh của món ăn.
- Đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị như: điện thoại, máy tính bảng, laptop, máy POS cầm tay,...
- Giao diện danh sách bàn trên phần mềm giúp bạn dễ dàng nắm được bàn nào đang sử dụng, bàn nào còn trống.
- Sắp xếp thứ tự thực đơn theo thời gian gọi món của khách hàng.
- Hỗ trợ quản lý từ xa trên điện thoại.
- Có thế hoạt động ngoại tuyến ngay cả khi mất điện hay không có kết nối internet.
- Báo cáo chi tiết về hóa đơn bán hàng, phiếu thu chi từng ngày, lịch sử giao dịch, lịch sử bán hàng,...
Bạn có thể dùng thử phần mềm POS365 miễn phí trong vòng 7 ngày. Sau đó, bạn phải trả phí 92.000 VNĐ/1 tháng để sử dụng phần mềm.
 |
| Phần mềm quản lý quán ăn nhỏ POS365 |
4. Sapo
Sapo là phần mềm quản lý quán ăn đơn giản, ai cũng có thể dùng được. Phần mềm Sapo hỗ trợ quản lý quán toàn diện một cách đơn giản, từ tính tiền bán hàng, quản lý tồn kho hàng hóa, quản lý thu chi tiền bạc, chăm sóc khách hàng đến phân tích kết quả kinh doanh. Các tính năng nổi bật của Sapo gồm có:
- Thực hiện order trên nhiều thiết bị điện thoại, máy tính bảng.
- Thao tác đơn giản, tự nhiên, dễ hiểu cho nhân viên phục vụ.
- Hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ tại quán trong việc tách, ghép, đổi bàn cho khách linh hoạt.
- Quản lý chặt chẽ tồn kho nguyên liệu: nguyên liệu nào đang tồn nhiều, bếp có sử dụng nguyên liệu đúng định mức không…
Bạn có thể dùng thử phần mềm Sapo trong vòng 7 ngày. Sau đó, bạn phải trả phí 220.000đ/tháng để tiếp tục sử dụng.
 |
| Phần mềm quản lý quán ăn nhỏ Sapo |
5. DanTriSoft
DanTriSoft là công ty phần mềm nổi tiếng từ năm 2015, đặc biệt với phần mềm quản lý quán ăn miễn phí dành tặng quán ăn, quán nhậu, nhà hàng nhỏ đã có hơn 125.000+ người lấy về sử dụng. Với giao diện thân thiện với người dùng phần mềm DanTriSoft sở hữu một số tính năng nổi bật sau:
1. Phần mềm dùng được trên đa nền tảng (máy tính, laptop, điện thoại, tablet, Iphone, Ipad)
2. App order bằng điện thoại cho nhân viên phục vụ và app xem báo cáo kinh doanh trên điện thoại cho chủ quán, cho quản lý.
3.Tạo và quản lý bảng giá riêng cho từng khách hàng, từng nhóm khách hàng để tự động tính giá đúng.
4. Báo cáo chi tiết doanh thu theo món hàng để biết món bán tốt, bán kém.
5. Tạo không giới hạn số lượng tài khoản nhân viên sử dụng, phân quyền chặt chẽ, kiểm soát phòng tránh gian lận.
6. Phòng ngừa gian lận, ăn bớt từ thu ngân như xóa bill, xóa hàng, chiết khấu... bằng chức năng kiểm tra lịch sử.
7. Thời gian sử dụng vĩnh viễn, gọi là phần mềm bán hàng miễn phí vô thời hạn, không giới hạn thời gian dùng.
Ngoài phần mềm miễn phí, Dân Trí Soft phát tiển song song phần mềm quản lý nhà hàng trả phí. Với phần mềm miễn phí có đầy đủ chức năng cơ bản bạn được dùng vĩnh viễn, không giới hạn thời gian. Bạn cũng có thể nâng cấp lên bản trả phí 9.990.000đ trọn đời sử dụng. Đặc
biệt, để rủi ro mua hàng bằng 0, DanTriSoft có chính sách bán hàng cho đổi/trả/hoàn
tiền trong 30 ngày nếu không hài lòng vì bất kỳ lý do nào.
 |
| Phần mềm quản lý quán ăn nhỏ miễn phí vĩnh viễn DanTriSoft |
Rất mong với những thông tin cần thiết về phần mềm quản lý quán ăn cũng như tổng hợp về Top 5 phần mềm quản lý quán ăn nhỏ đơn giản, dễ dùng nhất hiện nay. Các chủ quán sẽ có thêm những gợi ý để tham khảo và lựa chọn được giải pháp phù hợp đảm bảo vận hành kinh doanh quán ăn hiệu quả nhất.
Chúc thành công!
Theo PT
