Công việc quản lý và điều hành một quán cafe vô cùng phức tạp, đặc biệt là vào những giờ cao điểm, lượng khách đông. Điều này khiến bạn thường xuyên gặp phải tình trạng order nhầm bàn, nhầm lẫn bill, nguyên liệu lúc thừa lúc thiếu, doanh thu thiếu hụt không rõ lý do,... Hiện nay với sự phát của công nghệ đã cho ra đời phần mềm quản lý quán cafe, mọi vấn đề của bạn ở trên sẽ được xử lý gọn gàng ngay lập tức. Vậy phần mềm quản lý cafe là gì? Có những tính năng nào và cách thức hoạt động ra sao? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây!
1. Phần mềm quản lý cafe là phần mềm gì?
Phần mềm quản lý cafe là giải pháp ứng dụng công nghệ vào quản lý kinh doanh quán cafe. Bằng việc sử dụng phần mềm chủ quán có thể dễ dàng thực hiện nghiệp vụ: order món, báo cáo doanh thu, lợi nhuận, kiểm kê nguyên liệu xuất nhập tồn và công nợ quán… Phần mềm sẽ giúp tự động hóa quy trình làm việc mang đến giải pháp cho quán cà phê của bạn vận hành và kinh doanh một cách hiệu quả nhất.
2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý quán cafe
Order gọi món, ra món nhanh và chính xác: Nếu quán cafe của bạn hoạt động theo cách thủ công ghi giấy, khách hàng thường phải đợi lâu để order, order nhầm món, thiếu món, phục vụ chậm. Đó đều là những vấn đề hay gặp phải, đặc biệt là khi quán đông khách. Nhưng với sự hỗ trợ của phan mem quan ly cafe, order sẽ đơn giản, nhanh và chính xác giúp giữ chân khách hàng cũng như tăng uy tín và lợi thế cạnh tranh với các quán cà phê khác.
Kiểm soát quầy pha chế hiệu quả: Sau khi order xong máy in order tại quầy pha chế sẽ in thông tin order đầy đủ đúng thứ tự, nhân viên pha chế làm đồ uống ngay. Bộ phận pha chế dễ theo dõi tình trạng các đơn hàng, đơn trước đơn sau, đơn nào hoàn thành, đơn nào đợi, các món giống nhau đang cần làm,…. Nhân viên pha chế xử lý đơn order nhanh và hiệu quả, không bỏ sót, khách hàng không phải chờ đợi lâu.
Hỗ trợ tính tiền chính xác, thu ngân nhanh chóng: Ghi nhận order, kiểm đồ, in tạm tính và thanh toán, in hóa đơn cho khách hàng đều được thực hiện chính xác và nhanh chóng. Kể cả khi quán chạy chương trình khuyến mãi, thu ngân chỉ cần chọn chương trình, phần mềm sẽ tự động tính toán. Phần mềm bán cafe giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót, bên cạnh đó còn hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán khác nhau mang đến sự tiện lợi cho khách hàng.
Kiểm soát kho nguyên vật liệu và hàng hoá: Phần mềm bán quán cà phê giúp người chủ giúp định lượng nguyên liệu có trong một đơn vị bán hàng, tự động trừ kho khi bán hàng, đồng thời hỗ trợ đối soát lượng hàng tồn trên phần mềm với thực tế. Từ đó chủ quán có thể biết được hàng hóa tồn trong kho và thuận tiện hơn trong việc lên kế hoạch nhập hàng, đảm bảo luôn có đủ nguyên liệu để chế biến món ăn, đồ uống phục vụ khách hàng. Ngoài ra, còn giúp kiểm soát chặt chẽ những vấn đề nhập-xuất-tồn hàng hóa, hạn chế đến tối đa tình trạng thất thoát hàng hoá.
Kiểm soát doanh thu, tiền bạc chặt chẽ, phòng tránh gian lận thất thoát nhờ phần mềm có tính năng lưu lại mọi lịch sử giao dịch, tăng tính minh bạch mà lại không có kẽ hở để nhân viên "trộm vặt", ăn bớt.
Mọi hoạt động thu/chi được ghi nhận vào phan mem ban cafe, tự động tính toán lãi/lỗ ngay tức thời để giúp người chủ quán có số liệu báo cáo thống kê, phân tích và đưa ra kế hoạch kinh doanh phù hợp.
 |
| Phần mềm quản lý cafe hỗ trợ quản lý và vận hành kinh doanh dễ dàng hơn |
3. Những tính năng cơ bản của phần mềm quản lý cafe
3.1 Quản lý menu và order món nhanh chóng
Phần mềm quản lý cafe phải tối ưu quy trình order gọi món, giúp nhân viên thao tác dễ dàng, rút ngắn thời gian phục vụ. Lưu trữ đầy đủ thông tin hàng hóa, món ăn để nhân viên có thể order trong tích tắc cho khách ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng. Sau đó bill tự động được đẩy ra quầy thu ngân và báo xuống bếp chế biến nhanh chóng.
3.2 Quản lý sơ đồ phòng, bàn
Tính năng quản lý sơ đồ phòng, bàn giúp người dùng dễ dàng tùy chỉnh sơ đồ bàn theo mô hình, quy mô kinh doanh. Đồng thời hỗ trợ xử lý các nghiệp vụ đặc thù như đặt, tách và ghép bàn tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng.
3.3 Tính tiền in bill thanh toán nhanh chóng, chuẩn xác
Phần mềm cà phê có thể cho phép nhân viên thêm bớt món thoải mái trong quá trình khách hàng sử dụng dịch vụ. Các thông tin cần thiết như: món ăn khách order, giá, tổng số tiền thanh toán, chiết khấu thành viên,... đều được hiển thị một cách rõ ràng giúp nhân viên thu ngân ra bill cho khách nhanh và chuẩn xác. Hỗ trợ các hình thức thanh toán khác nhau: thẻ ngân hàng, ví điện tử, QR code... để thanh toán dễ dàng và thuận tiện hơn cho khách hàng.
3.4 Hỗ trợ bộ phận pha chế, bếp/bar không sót đồ uống
Quản lý quán cafe rất đau đầu vì thường gặp phải tình trạng bộ phận bếp/bar làm thiếu món, nhầm món. Phần mềm quán cafe cần có tính năng hỗ trợ bộ phận pha chế, bếp/bar không sót đồ uống. Cụ thể, sau khi nhân viên order và ghi món xong, nhân viên chỉ cần nhấn thống báo cho bộ phận bar. Máy in đặt ở khu vực này sẽ in phiếu chế biến để thông báo với quầy bar, giúp bộ phận này chế biến món đúng thứ tự order không lo sót món hay nhầm món.
 |
| Quy trình order gọi món trong hoạt động kinh doanh quán cafe |
3.5 Quản lý kho nguyên vật liệu và hàng hoá
Thêm một vấn đề đau đầu trong kinh doanh quán cafe là làm thế nào để giám sát nguồn gốc nguyên liệu, sản phẩm, cân đối nguyên liệu sao cho phù hợp với lượng khách, tránh lãng phí hay ảnh hưởng đến chất lượng đồ uống. Vì lý do này, nhiều quán cafe đã phải rất cố gắng để kiểm soát lượng nguyên liệu tồn kho và liên tục nhập khẩu nguyên liệu để mang đến cho khách hàng những thức uống tươi ngon. Do đó phần mềm quán cà phê cần có chức năng giúp người chủ giúp định lượng nguyên liệu có trong một đơn vị bán hàng, tự động trừ kho khi bán hàng, đồng thời hỗ trợ đối soát lượng hàng tồn trên phần mềm với thực tế.
3.6 Quản lý nhân viên và phòng chống gian lận
Phần mềm cần giúp chủ quán quản lý nhân viên chặt chẽ nhờ tính năng phân quyền. Tất cả các vị trí như quản lý, nhân viên thu ngân, nhân viên phục vụ,… đều được thiết lập quyền hạn trên phần mềm để phân quyền và quản lý chặt chẽ. Chủ quán có thể phát hiện sớm những bất thường, ngăn chặn các tình huống gian lận, ăn bớt hàng hoá, tiền bạc thông qua việc theo dõi lịch sử chỉnh sửa, hủy hóa đơn, sửa món của nhân viên.
3.7 Quản lý chi phí thu chi chặt chẽ
Khi có bất kỳ nghiệp vụ chi tiền nào từ quán cafe, nhân viên hoặc người quản lý sẽ nhập liệu. Kết hợp với doanh thu của quán người chủ sẽ có báo cáo dòng tiền cụ thể. Ngoài ra chức năng công nợ nhà cung cấp giúp bạn quản lý được các khoản nơ dễ dàng hơn. Các chi phí vận hành, biến đổi sẽ được thể hiện rõ ràng. Người quản lý và chủ quán sẽ có tầm nhìn rõ ràng về tài chính của quán. Từ đó đưa ra quyết định kịp thời giúp kết quả kinh doanh được cải thiện.
3.8 Báo cáo thống kê doanh thu chi tiết
Báo cáo kinh doanh đóng vai trò lớn trong quản lý vận hành quán cafe. Tình hình hoạt động kinh doanh từ hàng hóa đến khách hàng và thời gian sẽ hiển thị chi tiết. Những báo cáo này có ý nghĩa rất lớn đối với nhà quản lý. Đa phần các nhà quản lý sẽ đưa ra quyết định chiến lược kinh doanh, bán hàng dựa vào các con số báo cáo này. Do đó một tính năng không thể thiếu của phần mềm bán quán cafe là báo cáo thống kê các giao dịch hàng ngày như hoá đơn bán hàng, phiếu thu chi, món bán tốt, bán kém, doanh thu… Giúp chủ quán biết được tình hình hoạt động theo ca làm của nhân viên, hỗ trợ báo cáo kho hay doanh thu theo thời gian thực. Từ đó làm cơ sở đưa ra những kế hoạch kinh doanh phù hợp.
4. Phân loại phần mềm quản lý quán cafe
4.1 Dựa trên chi phí
Chi phí là một trong những yếu tố được nhiều chủ quán quan tâm khi quyết định lựa chọn phần mềm quản lý cho quán cafe. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý quán cafe, bao gồm cả loại miễn phí và trả phí.
- Với phần mềm quản lý quán cafe miễn phí, người dùng hoàn toàn không phải chi trả bất cứ chi phí nào. Tuy nhiên, các phần mềm này thường chỉ đáp ứng những chức năng bán hàng đơn giản như gọi món, tính tiền, thanh toán, in hóa đơn,… Các tính năng nâng cao như quản lý nguyên vật liệu, quản lý nhân viên, hệ thống báo cáo,… thường không có, hoặc nếu có thì đều ở mức độ cơ bản. Thêm vào đó các phần mềm miễn phí không được cập nhật thường xuyên nên bạn có thể gặp phải nhiều lỗi cũng như khó nhận được sự hỗ trợ kịp thời khi gặp vấn đề trong quá trình sử dụng.
- Với phần mềm quán cafe có trả phí, các nhà cung cấp sẽ cho phép trải nghiệm miễn phí trong thời gian nhất định, sau đó bạn sẽ mua phần mềm trọn gói hoặc thuê bao theo tháng/năm. Phần mềm có trả phí có đầy đủ các chức năng cơ bản và hỗ trợ nhiều nghiệp vụ phức tạp hơn như quản lý kho, chăm sóc khách hàng, quản lý từ xa,… Đồng thời, các phần mềm này cũng hoạt động ổn định, các tính năng và vấn đề bảo mật cũng được cải thiện và nâng cấp thường xuyên hơn. Ngoài ra, khi sử dụng phần mềm có trả phí, bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ tốt nhất từ nhà cung cấp. Những đơn vị này thường sẽ có đội ngũ kỹ thuật sẵn sàng hỗ trợ, giải quyết mọi vấn đề của khách hàng trong quá trình sử dụng một cách nhanh chóng.
4.2 Dựa trên nền tảng công nghệ
Phần mềm quản lý quán cafe được chia thành 2 loại là On-promises được cài đặt, lưu trữ dữ liệu tại chỗ và Cloud dựa trên nền tảng điện toán đám mây. Cụ thể:
- Phần mềm quản lý cafe On-promises là công cụ cài đặt lưu trữ tại chỗ dựa trên ổ cứng và mạng nội bộ của quán cafe. Các phần mềm dạng On-premises thường yêu cầu trả phí một lần trọn gói. Đồng thời, bạn cũng cần đầu tư thiết bị có cấu hình tốt để phần mềm hoạt động ổn định nên chi phí đầu tư ban đầu dành cho phần mềm dạng On-premises khá cao.
Việc triển khai phần mềm này cũng phức tạp và thường cần đơn vị cung cấp trực tiếp đến quán triển khai cài đặt. Đặc biệt, quán cafe cũng cần có nhân sự am hiểu về công nghệ và kỹ thuật cũng như tốn thêm chi phí để duy trì máy chủ. Dạng on-premises được đánh có khả năng vận hành ổn định ngay cả khi đông khách, hạn chế tình trạng quá tải, gián đoạn sử dụng. Dữ liệu được lưu trữ trên server của quán nên bạn có toàn quyền quản lý dữ liệu và không lo lắng vấn đề chia sẻ dữ liệu với bên thứ 3.
- Phần mềm quản lý quán cafe dạng Cloud dựa trên nền tảng điện toán đám mây, dữ liệu được lưu trữ trên cloud do nhà cung cấp duy trì. Phần mềm dạng này thường sẽ trả phí thuê bao theo tháng hoặc theo năm nên không mất nhiều chi phí đầu tư ban đầu. Về triển khai phần mềm dạng Cloud gọn nhẹ, dễ cài đặt và dễ sử dụng ngay cả khi bạn không phải là người rành công nghệ. Chỉ cần đăng ký tài khoản hoặc tải ứng dụng cài đặt là bạn đã có thể sử dụng phần mềm.
Dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây nên bạn không cần bận tâm về vấn đề máy chủ. Tuy nhiên tính ổn định có phần kém hơn do thường hoạt động dựa trên kết nối internet. Dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng của nhà cung cấp nên có mức độ kiểm soát và bảo mật thấp hơn. Chủ quán nên làm việc với các nhà cung cấp uy tín để có thể an tâm về tính bảo mật dữ liệu khi dùng phần mềm dạng Cloud.
4.3 Dựa vào nguồn gốc xuất xứ
Có phần mềm cho quán cafe được cung cấp bởi các công ty của Việt Nam, hay phần mềm của các thương hiệu nước ngoài có trụ sở kinh doanh đặt tại Việt Nam.
 |
| Thị trường phần mềm quản lý cafe với nhiều thương hiệu và mức giá khác nhau |
5. Nên sử dụng loại phần mềm nào để đạt hiệu quả cao?
Không thể phủ nhận phần mềm quản lý quán cafe đã trở thành trợ thủ đắc lực cho các nhà quản lý giúp mang lại hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh quán. Tuy nhiên để lựa chọn được loại phần mềm đạt hiệu quả cao người dùng cần dựa vào các yếu tố về: chi phí, triển khai, tính ổn định, tính bảo mật dữ liệu. Có thể thấy phần mềm miễn phí hay trả phí, dạng On-premises hay Cloud đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Do đó bạn cần xem xét thêm khả năng tài chính và nhu cầu quản lý, để lựa chọn loại phần mềm quản lý phù hợp nhất cho mô hình quán cafe của bạn cũng như tránh được những rủi ro không đáng có.
6. Phần mềm quản lý cafe DanTriSoft hỗ trợ bán hàng hiệu quả
6.1 Tiếp nhận order, gọi món
Giao diện thân thiện, dễ nhìn và dễ tìm kiếm, order nhanh chóng, thông tin order sẽ chuyển tới thu ngân, quầy bar in order. Nhân viên phục vụ không mất nhiều thời gian di chuyển để chuyển order. Bộ phận pha chế nắm chính xác đơn hàng và pha chế. Thêm món, đổi món, hủy món được cập nhật kịp thời và chính xác, xử lý nhanh và đơn giản.
6.2 Kiểm soát quầy pha chế hiệu quả
Sau khi order xong máy in order tại quầy pha chế sẽ in thông tin order đầy đủ đúng thứ tự, nhân viên pha chế làm đồ uống ngay. Bộ phận pha chế dễ theo dõi tình trạng các đơn hàng, đơn trước đơn sau, đơn nào hoàn thành, đơn nào đợi, các món giống nhau đang cần làm,…. Nhân viên pha chế xử lý đơn order nhanh và hiệu quả, không bỏ sót, khách hàng không phải chờ đợi lâu.
6.3 Hỗ trợ tính tiền chính xác, thu ngân nhanh chóng
Ứng dụng dành riêng cho thu ngân trong phần mềm DanTriSoft giúp thao tác ghi nhận order, kiểm đồ, in tạm tính và thanh toán, in hóa đơn cho khách hàng được thực hiện chính xác và nhanh chóng. Kể cả khi quán chạy chương trình khuyến mãi, thu ngân chỉ cần chọn chương trình, phần mềm sẽ tự động tính toán. Phan mem quan ly cafe giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót, bên cạnh phương thức thanh toán bằng tiền mặt, thẻ, chuyển khoản, phần mềm DanTriSoft còn kết nối với cổng thanh toán điện tử mang đến sự tiện lợi cho khách hàng khi thanh toán.
 |
| Phần mềm quản lý quán cafe DanTriSoft hỗ trợ bán hàng hiệu quả |
6.4 Phân quyền nhân viên chặt chẽ, phòng tránh gian lận
Phần mềm DanTriSoft có hệ thống phân quyền chặt chẽ, tức người chủ sẽ tạo cho nhân viên thông tin tài khoản và mật khẩu đăng nhập và phân quyền cho người nhân viên đó được hay không được thực hiện hành động gì. Ví dụ nhân viên order chỉ được quyền order món mà không được quyền xóa món, nhân viên thu ngân không được quyền xóa hóa đơn, tài khoản quản trị của người chủ thì có tất cả quyền hạn…
6.5 Sử dụng được trên nhiều thiết bị khác nhau
Phần mềm quản lý quán cà phê DanTriSoft sử dụng công nghệ điện toán đám mây có thể truy cập mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị. Chỉ cần một thiết bị được kết nối mạng như máy tính cá nhân, điện thoại thông minh hay máy tính bảng, máy POS bán hàng… người dùng đã có thể đăng nhập vào tài khoản và thực hiện ngay các thao tác. Điều này giúp nhân viên có thể sử dụng phần mềm trên điện thoại, máy tính bảng,.. để order món ăn rồi gửi thẳng đến bếp.
6.6 Hỗ trợ quản lý quán từ xa hiệu quả
Phần mềm cafe DanTriSoft với app báo cáo trên điện thoại dành riêng cho người chủ sẽ giúp chủ quan nắm được toàn bộ tình hình hoạt động của quán ăn. Chỉ cần thiết bị di động kết nối internet người chủ dễ dàng quản lý quán, nhân viên và theo dõi được doanh thu tại bất cứ đâu mà không cần có mặt tại quán.
6. 7 Hoạt động ổn định ngay cả khi mất kết nối internet
Dữ liệu được lưu trữ cloud (điện toán đám mây) trong trường hợp quán cafe đang hoạt động nhưng bị ngắt kết nối mạng, toàn bộ hoạt động vẫn được diễn ra một cách bình thường. Nhờ chế độ bán hàng offline trong phần mềm DanTriSoft, nhân viên vẫn có thể thực hiện gọi món, chuyển bếp chế biến và tính tiền cho khách như thông thường. Dữ liệu sẽ được khôi phục lại khi phần mềm kết nối internet trở lại.
>>> Lấy Dùng: Phần Mềm Quản Lý Cafe Miễn Phí
Trên đây là những chia sẻ tổng quan nhất về phần mềm quản lý quán cafe. Hy vọng với những thông tin trong bài viết sẽ giúp cho các chủ quán hiểu biết thêm về phần mềm này. Qua đó có thể lựa chọn được phần mềm bán hàng quán cafe phù hợp, phát huy tối đa hiệu quả trong công việc quản lý và vận hành quán. Nếu quý khách hàng có bất cứ nhu cầu nào liên quan đến phần mềm quản lý, vui lòng liên hệ với DanTriSoft, chúng tôi sẽ mang đến cho các bạn những giải pháp ưng ý và tốt nhất.
