Phần mềm quản lý quán cafe ngày càng được sử dụng phổ biến và rộng rãi, song song với đó là sự ra đời của rất nhiều các phần mềm khác nhau. Và mỗi phần mềm lại có mức giá và những ưu – nhược điểm riêng biệt. Vậy làm cách nào để biết được đâu là một phần mềm quản lý tốt và chuyên nghiệp? Tìm hiểu ngay qua bài viết bên dưới nhé!
Cách chọn mua phần mềm quản lý quán cà phê tốt nhất
Để có thể lựa chọn được phần mềm quản lý quán cà phê tốt nhất đối với quán của mình, bạn cần xem xét đến những tiêu chí sau:
1. Phần mềm quản lý quán cafe phải dễ sử dụng
Không phải ai cũng được tiếp xúc với công nghệ và hiểu nhiều về nó. Vì vậy khi chọn mua phần mềm quản lý bán cà phê, đầu tiên cần quan tâm xem phần mềm đó có dễ sử dụng hay không? Đặc biệt phần mềm nên có giao diện thân thiện, giúp người dùng dễ dàng thao tác và sử dụng. Có như thế mới nâng cao được hiệu suất bán hàng và chất lượng dịch vụ được.
2. Phù hợp với mô hình kinh doanh quán hiện tại
Việc phần mềm có phù hợp với mô hình, quy mô quán cafe hiện tại của bạn đang kinh doanh hay không cũng là một tiêu chí rất quan trọng khi bạn chọn mua phần mềm quản lý. Bạn cần tìm hiểu xem phần mềm bạn định mua có phù hợp và đáp ứng được quy trình nghiệp vụ, quản lý của bạn không?
Lý do là vì thông thường, các phan mem quan ly ca phe đều được lập trình sao cho nó phù hợp với hầu hết các mô hình kinh doanh. Cho nên, việc bạn cần làm chỉ là phân tích, tìm hiểu xem phần mềm đó có sự linh hoạt để bạn tùy biến phù hợp với mô hình quán của mình hay không. Từ việc bán hàng, order gọi món, xuất nhập kho, kiểm soát nguyên liệu đến các chức năng quan trọng khác sau bán hàng như báo cáo, kiểm kê,.. Đây là những tính năng quan trọng đầu tiên bạn cần tìm hiểu xem phần mềm đó có phù hợp với bạn hay không.
3. Đơn vị cung cấp phần mềm uy tín
Bạn cần đặc biệt chú ý đến danh tiếng của nhà cung cấp phần mềm, hãy chọn một đơn vị cung cấp ứng dụng quản lý quản lý quán cà phê uy tín, vì họ sẽ chịu trách nhiệm và bảo trì nếu có hư hỏng hoặc lỗi trong quá trình sử dụng phần mềm. Cũng như để tránh gặp phải trường hợp công ty phần mềm phá sản, phần mềm trở nên vô dụng vì không được hỗ trợ, cập nhật nữa?
Ngoài ra bạn nên hỏi xem phần mềm đó có hỗ trợ kỹ thuật khi hệ thống gặp sự cố hay không. Nếu có, điều đó có nghĩa là bạn không phải lo lắng về các sự cố hệ thống có thể xảy ra, vì bạn có thể báo cáo và các kỹ thuật viên của dịch vụ sẽ ngay lập tức giải quyết. Nhưng nếu không, thì lời khuyên cho bạn là nên chọn một phần mềm khác có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật cho bạn.
4. Tính bảo mật cao
Dữ liệu luôn là một thông tin quan trọng nhất và nó cần phải được bảo mật tuyệt đối không được rò rỉ ra bên ngoài. Đây là một yếu tố rất quan trọng mà khi chọn mua ứng dụng quản lý bán hàng bạn cần chú ý đến. Để có thể đáp ứng được tiêu chí này thì bạn nên chọn những nhà cung cấp uy tín, có thâm niên trên thị trường.
5. Chính sách bảo hành và hậu mãi
Các đơn vị cung cấp phần mềm chuyên nghiệp thông thường sẽ bảo hành tối thiểu 1 năm cho các sản phẩm dịch vụ của họ hoặc cho đến khi kết thúc hợp đồng. Mặc dù một số chỉ bảo hành trong vài tháng, nhưng trước tiên bạn nên chắc chắn về thời gian bảo hành này trước khi quyết định lựa chọn sử dụng dịch vụ nào đó.
 |
| Phần mềm quản lý quán cà phê tốt phải phù hợp với mô hình kinh doanh quán |
Một số lưu ý khi chọn mua phần mềm quản lý quán cà phê
So sánh các phần mềm quản lý quán cafe về chức năng và sự phù hợp với quán
Khi tìm kiếm và lựa chọn bất cứ phần mềm nào, bạn cần nghiên cứu thật kỹ về chức năng cơ bản của mỗi phần mềm cũng như đối chiếu sự phù hợp với mô hình kinh doanh của mình. Hầu hết các phan mem quan ly ca phe dù miễn phí hay trả phí đều phải có những chức năng cơ bản sau: Quản lý danh mục hàng hóa, giá bán, phòng bàn. Bán hàng, tính tiền, in hóa đơn. Order và ghi món. Quản lý nhân viên theo vai trò, vị trí, ca làm và phân quyền nhân viên thao tác trên phần mềm. Hỗ trợ thu ngân tính tiền. Có app quản lý hay ứng dụng quản lý quán cà phê cài đặt được trên nhiều thiết bị, quản lý từ xa mọi lúc mọi nơi.
Tích hợp dễ dàng với các thiết bị phần cứng…
Bạn nên lựa chọn những phần mềm có đầy đủ những tính năng cơ bản, có giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng, dễ dàng kết nối các thiết bị ngoại vi, có bộ phận kỹ thuật hỗ trợ miễn phí 24/7 khi bạn gặp sự cố.
Không có phần mềm quản lý quán cà phê tốt nhất, chỉ có phần mềm phù hợp
Nếu bạn vẫn đang phân vân không biết nên dùng phần mềm quán cafe nào là tốt nhất, thì bạn nên hiểu rằng không có phần mềm nào là tốt nhất, hoàn hảo nhất, chỉ có phần mềm nào phù hợp nhất mà thôi. Nếu bạn không có kỹ năng tìm kiếm thông tin để so sánh, có thể liên hệ các nhà cung cấp để được tư vấn phần mềm quản lý cafe kỹ càng hơn. Bạn nên đặt các câu hỏi liên quan đến nhu cầu sử dụng và khả năng đáp ứng của phần mềm. Từ đó bạn sẽ có đủ thông tin để ra quyết định xem phần mềm nào thích hợp nhất cho quán cafe của mình.
Đừng chỉ quan tâm mỗi giá cả khi chọn mua phần mềm
Phần mềm là một sản phẩm đặc thù, nếu đã chốt được một phần mềm lý tưởng mà bạn cho rằng phù hợp và đáp ứng được nhu cầu thì đừng ngần ngại chi tiền. Bởi lẽ, khi mua một phần mềm giá rẻ mà không đáp ứng được các yêu cầu công việc còn khiến bạn mất nhiều thêm chi phí khác. Đó là chưa kể bạn phải tốn thêm thời gian tìm kiếm và mua lại một phần mềm khác, gây ra những ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh hiện tại.
Vì sao DanTriSoft được đánh giá là phần mềm quản lý quán cà phê tốt nhất
DanTriSoft là công ty phần mềm nổi tiếng từ năm 2015, là đơn vị cung cấp phần mềm quản lý bán hàng cafe uy tín và có tiếng trên thị trường. Với 2 phiên bản offline và online DanTriSoft được đánh giá là phần mềm quản lý cà phê đúng chuẩn nhất hiện nay. Đặc biệt với phần mềm quản lý quán cafe miễn phí dành tặng cho quán nhỏ đến nay đã có hơn 125.000 + khách hàng trên toàn quốc lấy về sử dụng. Giải pháp quản lý quán cafe của DanTriSoft hướng đến sự phù hợp với từng người dùng theo tiêu chí tinh gọn - dễ dùng, áp dụng được ngay - hiệu quả tức thì. Các chức năng nổi bật của phần mềm DanTriSoft:
1. Chức năng order, tính tiền nhanh chóng
- Thực hiện được tất cả các nghiệp vụ như order, chuyển bàn, gộp bàn, thêm sửa món
- Cài đặt giá bán theo từng khu vực ví dụ phòng lạnh, phòng thường để khi order khu vực nào phần mềm sẽ tự động tính giá bán theo khu vực đó.
- Phần mềm tự động chuyển lệnh in order xuống máy in quầy pha chế, thu ngân.
- Có chức năng giảm giá linh hoạt, có cả giảm giá theo tổng bill và giảm giá theo từng món, điều này giúp chủ quán dễ dàng thực hiện các chương trình khuyến mãi để kích cầu.
- Thanh toán được nhiều hình thức như tiền mặt, thẻ tín dụng ngân hàng, thẻ ngân hàng, kể cả phần mềm tính toán được khi khách dùng hỗn hợp vừa thanh toán bằng tiền mặt vừa thanh toán bằng thẻ ngân hàng.
2. Chức năng báo cáo bán hàng từ tổng thể đến chi tiết giúp chủ quán kiểm soát được tình hình bán hàng, đặc biệt có ứng dụng xem báo cáo online ngay trên điện thoại để xem được tình hình hoạt động mọi lúc mọi nơi, các báo cáo như là:
- Danh sách hóa đơn bán hàng.
- Báo cáo doanh thu.
- Báo cáo chi tiết hàng bán.
- Báo cáo doanh thu theo khu vực, theo nhân viên, theo khách hàng…
3. Quản lý kho hàng chuẩn xác, có chức năng khai báo định lượng hàng hóa để phần mềm tự động tính tồn kho, đầy đủ các nghiệp vụ quản lý kho hàng hoá và nguyên vật liệu
4. Quản lý tất cả nghiệp vụ thu chi để kiểm soát chi phí, quản lý dòng tiền (tiền mặt và ngân hàng) và cho ra kết quả báo cáo kinh doanh nhanh chóng chỉ với vài click chuột.
5. Thiết lập được thẻ VIP thẻ tích điểm mua hàng và các chương trình khuyến mãi tự động, tức người chủ chỉ cần thiết lập chương trình khuyến mãi trước vào phần mềm, cứ đúng thời điểm diễn ra khuyến mãi chương trình phần mềm sẽ tự động hoạt động và người nhân viên thu ngân bán hàng bình thường mà không tác động gì được vào hệ thống.
 |
| Phần mềm quản lý quán cà phê DanTriSoft được nhiều chủ quán tin tưởng sử dụng |
6. Phần mềm có hệ thống phân quyền chặt chẽ, tức người chủ sẽ tạo cho nhân viên thông tin tài khoản và mật khẩu đăng nhập và phân quyền cho người nhân viên đó được hay không được thực hiện hành động gì. Ví dụ nhân viên order chỉ được quyền order món mà không được quyền xóa món, nhân viên thu ngân không được quyền xóa hóa đơn, tài khoản quản trị của người chủ thì có tất cả quyền hạn…
7. Dân Trí Soft có chức năng quản lý theo mô hình chuỗi quán, tức người chủ sẽ nhìn được dữ liệu kinh doanh của cả chuỗi quán và được quyền xem xét đến chi tiết tình hình hoạt động của mỗi cửa hàng.
8. Ứng dụng trên điện thoại của Dân Trí Soft có trên cả Android và iOS như app báo cáo kinh doanh giúp người chủ xem ngay báo cáo mọi lúc mọi nơi, hay app order với mô hình order bằng điện thoại, máy tính bảng.
9. Phần mềm Dân Trí Soft hoạt động ổn định cả online và offline, dữ liệu được lưu trữ cloud (điện toán đám mây) và nếu internet bị mất phần mềm sẽ tự động chuyển sang hoạt động offline khi có internet dữ liệu sẽ tự động đồng bộ.
10. Ngoài ra, Dân Trí Soft liên tục nghiên cứu và phát triển mới nhiều tiện ích hơn để giúp quán kinh doanh ngày càng hiệu quả. Cùng với đó là chính sách bảo hành trọn đời cùng với đội ngũ kỹ thuật viên chu đáo, tận tình hỗ trợ khách hàng nhanh chóng bất kể ngày hay đêm.
Ngoài phần mềm miễn phí, Dân Trí Soft phát triển song song phần mềm quản lý quán cafe trả phí. Với phần mềm miễn phí có đầy đủ chức năng cơ bản bạn được dùng vĩnh viễn, không giới hạn thời gian. Bạn cũng có thể nâng cấp lên bản trả phí 9.990.000đ trọn đời sử dụng hoặc hoặc thuê theo tháng với mức giá chỉ 250.000đ/tháng Đặc biệt, để rủi ro mua hàng bằng 0, DanTriSoft có chính sách bán hàng cho đổi/trả/hoàn tiền trong 30 ngày nếu không hài lòng vì bất kỳ lý do nào. DanTriSoft là công ty phần mềm duy nhất ở Việt Nam có chính sách này, đây là sự cam kết đảm bảo về chất lượng dịch vụ.
>>> Lấy Dùng: Phần Mềm Quản Lý Quán Cà Phê Miễn Phí DanTriSoft
Với những chia sẻ về cách chọn mua phần mềm quản lý quán cà phê tốt nhất hiện nay. Hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn dễ dàng hơn trong việc tìm mua được phần mềm phù hợp với quán cafe của mình. Chúc bạn ngày càng thành công và mở rộng được quy mô kinh doanh của mình!
Theo Phương Thanh
