Kinh Nghiệm Chọn Mua Phần Mềm Quản Lý Nhà Hàng

"Phần mềm quản lý nhà hàng không phải là chiếc đũa thần kỳ có thể kiểm soát được mọi hoạt động kinh doanh của nhà hàng, mà nó chỉ là công cụ để giúp người chủ nhà hàng/quản lý nhà hàng quản lý tình hình kinh doanh chặt chẽ hơn, hiệu quả hơn", đó là lời chia sẻ từ anh Cao Trung Hiếu, chủ quản cafe ăn uống MiMoSa Bà Rịa và là sáng lập và điều hành phần mềm DanTriSoft.

Nói đến công cụ quản lý thì có thể có nhiều cách để tạo ra công cụ khác nhau và mỗi loại công cụ sẽ phù hợp với các tình huống khác nhau, do đó chủ nhà hàng cần hiểu rõ mục tiêu mua công cụ phần mềm quản lý nhà hàng là gì? Chỉ khi hiểu rõ mục tiêu thì mới có hướng giải pháp khác nhau, bởi lẽ:

- Nhà hàng vẫn có thể dùng công cụ là ghi vào sổ order, ghi hóa đơn giấy và quản lý bằng sổ sách, trong thực tế những nhà hàng hơn hai mươi năm tuổi thường dùng cách này là do cách này rất đơn giản, ai cũng làm được.

- Hoặc nhà hàng có thể tự thiết kế phần mềm, mẫu biểu ngay trên Microsoft Excel, Google Sheet..., có rất nhiều nhà hàng dùng cách này và công việc cũng rất là hiệu quả, nhanh chóng. Cách làm này phù hợp với nhà hàng có nhân viên có kiến thức, kinh nghiệm sử dụng Microsoft Excel, Google sheet... nên chủ động thiết lập theo đúng nhu cầu và hơn nữa ngay hiện tại nó là miễn phí hoàn toàn.

- Hoặc nhà hàng có thể trang bị bộ máy tính tiền, máy in bill thanh toán, app oder bằng điện thoại cho nhân viên, ứng dụng xem báo cáo từ xa ngay trên điện thoại cho chủ nhà hàng..., đây là cách hiện đại nhất ở thời điểm này và thường được các chủ nhà hàng có tư duy quản lý khoa học, muốn quản lý hoạt động kinh doanh mọi lúc mọi nơi đầu tư ngay từ đầu.

Do đó, việc lựa chọn công cụ nào, có cần thiết mua phần mềm nhà hàng hay là tự làm..., các câu hỏi này chính chủ nhà hàng phải trả lời để có quyết định chính xác. 

Tiếp theo là mục chia sẻ về kinh nghiệm chọn mua phần mềm nhà hàng đúng nhất, tức là lời chia sẻ với chủ nhà hàng muốn đầu tư ngay bộ phần mềm quản lý mà không phải là cách ghi sổ, hay cách tự thiết lập bằng Excel, Google sheet.

Những người chủ nhà hàng đã từng sử dụng phần mềm sẽ luôn thấu hiểu việc tổng chi phí bỏ ra trong suốt quá trình sử dụng phần mềm nhà hàng cao hơn vài chục lần, thậm chí hàng trăm lần với chi phí mua phần mềm cho năm đầu tiên. Vậy tổng chi phí trong suốt quá trình sử dụng phần mèm quản lý nhà hàng là gì, dưới đây sẽ là bảng liệt kê những hạng mục cơ bản:

- Một là, chi phí mua/thuê phần mềm năm đầu.

- Hai là, chi phí duy trì năm tiếp theo.

- Ba là, chi phí setup, đào tạo cho lần đầu.

- Bốn là, chi phí setup lại, đào tạo lại cho những lần tiếp theo.

- Năm là, chi phí để được công ty phần mềm hỗ trợ sử dụng: điện thoại trao đổi, phí nhân viên hỗ trợ trực tiếp...

- Sáu là, chi phí bảo hành, sửa chữa các máy móc thiết bị đi kèm phần mềm nhà hàng...

Không ít công ty bán phần mềm quản lý nhà hàng sẽ dùng cách là thuyết phục chủ nhà hàng với mức giá cực rẻ cho phí thuê phần mềm năm đầu tiên và khi được tư vấn với chi phí quá rẻ/quá hời như vậy thì thường chủ nhà hàng sẽ chọn mua. Nhưng ở đây bạn cần quan tâm thêm đến ít nhất là 5 yếu tố cấu thành chi phí còn lại như mô tả ở trên và thường phí mua lần đầu rẻ thì các chi phí khác sẽ rất chat.

Hãy nghe kinh nghiệm chia sẻ từ người chủ khi chọn mua các phần mềm rẻ như cho không, nhưng sau đó họ đã thật sự thấy đó là sai lầm vì phần mềm đã làm ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh. Tóm lại, cần quan tâm đến tổng chi phí sử dụng chứ không chỉ quan tâm đến chi phí thuê phần mềm cho năm đầu tiên.

Nhà hàng kinh doanh không thể ngừng lại nếu phần mềm nhà hàng, máy móc tính tiền bị trục trặc nhưng trong thực tế đã có rất nhiều nhà hàng trả giá đắt vì đã chọn mua phần mềm quản lý bán hàng không ổn định hoặc thường xuyên bị trục trặc, thường xuyên không chính xác dẫn đến khâu quản lý thiếu chặt chẽ, còn khâu phục vụ thực khách thiếu chính xác. Vậy kinh nghiệm để chọn được phần mềm nhà hàng có sự ổn định cao là như thế nào thì dưới đây là một số gợi ý:

- Công ty phần mềm phải có kinh nghiệm, tức phải được thành lập từ 5 năm trở lên.

- Công ty phần mềm đó phải có số lượng người sử dụng nhiều, nhiều ở đây thường là phải có từ hơn 10.000 khách hàng trở lên.

- Hãy Google đọc các bài review về công ty phần mềm đó, nếu công ty phần mềm nào đó được review là LỪA ĐẢO thì phải tránh xa bởi vì rất dễ tiền mất tật mang. Cách làm là vào Google gõ "review + phần mềm ABC" sẽ có nhiều kết quả của cộng đồng sử dụng chia sẻ về phần mềm đó.

- Có thể quan sát và hỏi thăm nhà hàng đã dùng phần mềm là họ chọn phần mềm nào và có thấy tốt không.

Việc setup một phần mềm nhà hàng đòi hỏi người thực hiện của công ty phần mềm có kinh nghiệm trong lĩnh vực và kiến thức setup hệ thống. Một điều rất lạ là rất nhiều công ty phần mềm có nhân viên setup - đào tạo là người rất trẻ, non kinh nghiệm thiếu kiến thức và thường chỉ là sinh viên mới ra trường 1-2 năm. Thú thật là với người non kinh nghiệm và thiếu kiến thức thì khi triển khai setup phần mềm nhà hàng thì họ chỉ là người lắp phần mềm chứ hoàn toàn không phải là người có thể tư vấn setup nhằm tối ưu hóa hệ thống quản lý cho chủ nhà hàng. Bạn hãy ngẫm xem bạn có cần một người quá non trẻ như vậy hay cần một đối tác có thể thấu hiểu nhu cầu của bạn, đối tác có nhiều kinh nghiệm thực tế và có kiến thức chuyên sâu về nhà hàng để cùng bạn xây dựng một hệ thống quản lý nhà hàng chuẩn mực?

Để nhận biết công ty phần mềm đó có uy tín không thì cần chú ý các điểm sau:

- Thứ nhất là thông tin của công ty có nhất quán hay không, ví dụ thông tin website như thế nào thì khi nhận tư vấn của công ty đó cũng phải nhất quán như vậy, còn website ghi một đằng còn khi nhận tư vấn lại một nẻo thì phải rất đáng nghi ngờ cần kiểm tra lại.

- Thứ hai là hãy gọi điện hay gặp trực tiếp nhân viên tư vấn của công ty phần mềm đó, sau khi trao đổi bạn sẽ có cảm nhận về sự tin tưởng hay đáng nghi ngờ.

- Thứ ba là hãy tìm hiểu thông tin của công ty đó qua các nguồn thông tin như website, Google, những lời nhận xét hoặc người đã sử dụng phần mềm đó.

Trên đây là chia sẻ kinh nghiệm để chọn mua phần mềm quản lý nhà hàng sao cho phù hợp và hiệu quả nhất cho kinh doanh nhà hàng. Đã có hàng vạn chủ nhà hàng lựa chọn sai đối tác cung cấp phần mềm nhà hàng và phải trả giá bằng việc quản lý không chặt chẽ, dễ thất thoát, phục vụ khách hàng không chính xác..., tất cả sai lầm đều trả giá bằng tiền và sự mất mát khách hàng, do đó hy vọng với kiến thức và kinh nghiệm trên sẽ giúp bạn chọn lựa thật chính xác cho sự nghiệp kinh doanh nhà hàng của mình.

Nếu có góp ý hoặc chia sẻ thêm hãy để lại bình luận bên dưới để chúng ta có thể thảo luận thêm các vấn đề đó. Chân thành cảm ơn.

Theo CT