Việc mở kinh doanh quán cà phê nếu không có công cụ quản lý hiệu quả thì dễ xảy ra tình trạng thất thoát, mất kiểm soát tiền bạc và hàng hóa, để tối ưu chi phí thì lấy dùng phần mềm quản lý quán cafe miễn phí. Bài viết này sẽ review top 3 phần mềm quản lý cafe miễn phí tốt nhất được nhiều người sử dụng.
 |
| Kinh doanh quán cafe và dịch vụ ăn uống cần được quản lý chặt chẽ |
1. Lợi ích khi dùng phần mềm quản lý quán cà phê miễn phí
Phần mềm quản lý quán cafe là một ứng dụng hỗ trợ chủ quán, quản lý tối ưu quy trình vận hành của mô hình kinh doanh đồ uống trong tất cả hoạt động phục vụ khách hàng, quản lý nguyên vật liệu, nhà cung cấp, thực hiện chiến dịch marketing cũng như báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận. Phần mềm quản lý quán cafe được chia thành loại có phí và loại miễn phí, với phần mềm cafe miễn phí là bạn không tốn bất kỳ chi phí nào khi sử dụng, bạn chỉ cần làm theo các hướng dẫn để tải về máy tính, điện thoại rồi cài đặt dùng.
Phần mềm tính tiền quán cafe tích hợp trên các thiết bị phần cứng như máy pos mini, máy in hóa đơn, két tiền… nhằm rút gọn quy trình phục vụ, hạn chế gian lận, tiết kiệm được thời gian quản lý, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng và mang lại doanh thu tốt hơn cho quán. Cụ thể:
- Với hoạt động bán hàng: phần mềm hỗ trợ gọi đồ uống, cá nhân hóa theo sở thích (định lượng đường đá, thêm topping), tính tiền, in hóa đơn, tem nhãn, giao hàng...
- Với hoạt động quản lý: cập nhật doanh thu theo ca, theo mặt hàng, nhân viên – quản lý kho, nguyên vật liệu - quản lý, chăm sóc khách hàng.
2. Các mô hình kinh doanh nên dùng phần mềm quản lý quán cafe miễn phí
Mô hình thanh toán tại quầy và nhận thẻ rung (Mô hình Counter)
- Khách hàng đặt món, thanh toán tại quầy, nhận thẻ rung, và chờ đồ uống sẵn sàng. Sau đó đến khu nhận đồ trả thẻ rung và nhận về đồ uống (thường đựng trong cốc nhựa hay cốc giấy).
- Thương hiệu nổi tiếng nhất áp dụng mô hình Counter: Highlands Coffee, Starbucks.
Mô hình thanh toán tại quầy mà không nhận thẻ rung (Mô hình Phục Vụ Nhanh Quick Service)
- Mô hình này khá tương đồng với Counter. Điểm khác biệt là không có thẻ rung. Khách hàng đặt món, thanh toán tại quầy, sau đó nhận số bàn chờ. Nhân viên phục vụ mang đồ uống đến cho khách, thu lại số chờ.
- Trong quá trình khách sử dụng đồ uống, nhân viên phục vụ có thể tiếp nước và hỗ trợ khách các thông tin cơ bản như: cung cấp pass wifi, chỉ đường WC..
- Thương hiệu nổi tiếng nhất áp dụng mô hình Phục Vụ Nhanh này: EMC Coffee, Viva Star Coffee.
Mô hình Phục Vụ Tại Bàn (Full Service)
- Trong mô hình này, khách hàng đặt món, thưởng thức đồ uống xong rồi gọi người thanh toán.
- Đây là mô hình chú trọng sự giao tiếp và tư vấn của nhân viên phục vụ với khách hàng. Thường được sử dụng trong các mô hình F&B lịch sự, trang trọng.
- Tuy nhiên do đặc thù sở thích phục vụ của từng vùng miền (khách hàng không thích thanh toán trước), một số quy mô cửa hàng đại trà cũng áp dụng mô hình này.
- Đây là mô hình kinh doanh phổ biến nhất ở Việt Nam ở lĩnh vực dịch vụ ăn uống.
Mô hình biến thể của Phục Vụ Tại Bàn
- Không phải mô hình Full Service nào, khách hàng cũng thưởng thức xong rồi mới thanh toán. Một số mô hình Phục Vụ Tại Bàn đông khách, yêu cầu khách thanh toán ngay sau khi nhân viên phục vụ bàn giao đồ uống cho khách hàng. Điều này giúp làm giảm rủi ro quên không yêu cầu khách thanh toán khi đông khách.
- Thương hiệu nổi tiếng nhất áp dụng mô hình này chính là Kafa Coffe.
3. Các yếu tố cần quan tâm khi chọn dùng phần mềm quản lý cafe miễn phí
Khi lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng cho quán cafe, bạn nên xem xét một số tiêu chí để đảm bảo rằng phần mềm sẽ phù hợp với nhu cầu cụ thể. Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng nên xem xét:
Dịch vụ hỗ trợ khách hàng
- Cần lựa chọn nhà cung cấp phần mềm quán cà phê có dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, luôn sẵn sàng giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng khi cần. Ngoài ra, có sẵn tài liệu hướng dẫn và hỗ trợ online để giúp anh/chị làm quen với phần mềm.
Tích hợp và kết nối
- Đa dạng hình thức thanh toán: kết nối các cổng thanh toán như ví điện tử, thẻ ATM, thẻ VISA…
- Kết nối các đối tác giao hàng như GrabFood hoặc đơn vị vận chuyển AhaMove.
- Các phần mềm hỗ trợ như liên thông dữ liệu với phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử
Giao diện và trải nghiệm người dùng
- Phần mềm nên có giao diện thân thiện, dễ sử dụng để nhân viên có thể thao tác một cách nhanh chóng. Có ứng dụng quản lý trên điện thoại di động để anh/chị tiện quản lý từ xa.
Bảo mật và độ tin cậy
- Đảm bảo rằng phần mềm có các biện pháp bảo mật dữ liệu đáng tin cậy để bảo vệ thông tin khách hàng của bạn. Một số tiêu chuẩn an ninh thông tin như ISO 27000, CSA STAR.
- Phần mềm miễn phí cần được xác thực bởi người sử dụng đông đảo, để đảm bảo rằng miễn phí không phải là của ôi.
Chi phí
- Như đã phân tích bạn xác định gói giá phần mềm và xem xét liệu nó có phù hợp với ngân sách của mình không. Phần lớn phần mềm quản lý cafe trả phí hiện nay trên thị trường đều có bản dùng thử với đầy đủ tính năng và có cả phần mềm quản lý quán cafe miễn phí vĩnh viễn nữa. Bạn nên đăng ký dùng thử trải nghiệm trước khi đưa ra quyết định mua phần mềm.
Tham khảo đánh giá từ người dùng khác
- Nên tìm hiểu về đánh giá và phản hồi từ người dùng khác về phần mềm mà bạn đang xem xét. Trên Facebook có nhiều cộng đồng chủ quán F&B để học hỏi, trao đổi kinh nghiệm như Hội chủ quán cafe, nhà hàng, quán ăn hoặc Group Zalo Chia sẻ kinh nghiệm F&B..
*Lưu ý: Mỗi quán cafe có mô hình kinh doanh với những nhu cầu quản lý và ngân sách khác nhau. Do đó, tiêu chí lựa chọn phần mềm cần linh hoạt dựa trên yêu cầu cụ thể của anh/chị.
4. Top 3 phần mềm quản lý quán cafe miễn phí vĩnh viễn
DanTriSoft: phần mềm quản lý quán cafe miễn phí uy tín nhất
DanTriSoft là công ty được thành lập từ năm 2015, là công ty duy nhất ở Việt Nam có phần mềm quản lý quán cafe miễn phí xuyên suốt từ 2015 cho đến nay nhờ vậy mà được cộng đồng người làm kinh doanh quán cafe đánh giá là uy tín vĩnh viễn. Đã có hơn 125.000+ người chủ đã lấy dùng phần mềm cafe miễn phí của DanTriSoft.
Phần mềm quản lý quán cafe miễn phí DanTriSoft có các lợi ích sau:
1. Quản lý nghiệp vụ order món, chuyển bàn tách bàn gộp bàn.
2. App order, in bill, tính tiền bằng điện thoại, tự động in bill in chế biến.
3. Báo cáo doanh thu tổng hợp theo ngày, tuần, tháng, năm.
4. Báo cáo chi tiết doanh thu theo món hàng để biết món bán tốt, bán chậm.
5. Phòng ngừa gian lận, ăn bớt từ thu ngân như xóa bill, xóa hàng, chiết khấu... bằng chức năng kiểm tra lịch sử thao tác ở phần mềm và chức năng phân quyền sử dụng cho nhân viên.
6. Thời gian sử dụng phần mềm quản lý quán cafe miễn phí là vĩnh viễn.
7. Phần mềm bán hàng miễn phí DanTriSoft có hệ thống đào tạo đầy đủ, chu đáo, học được mọi lúc mọi nơi.
>>> Lấy dùng miễn phí: Phần mềm quản lý quán cafe miễn phí DanTriSoft
Pos365: phần mềm quản lý quán cafe miễn phí đơn giản
Phần mềm Pos365 cũng được cộng đồng chủ quán cafe đánh giá cao. 365 Software JSC là viết tắt của công ty cổ phần phần mềm 365. Với sản phẩm nổi bật là POS365 - Phần mềm quản lý bán hàng hàng đầu tại Việt Nam sử dụng công nghệ điện toán đám mây. Phần mềm này đã và đang nhận được sự tin tưởng của 90,000+ khách hàng lớn và nhỏ.
POS365 - Phần mềm quản lý quán cafe giúp order đồ uống nhanh chóng, thanh toán đa phương thức, quản lý nguyên liệu pha chế dễ dàng.
POS365 mang đến giải pháp quản lý quán cà phê. Mọi quy trình từ order, quản lý kho, thanh toán,... đều được đảm bảo tính nhanh, chính xác, hiệu quả giúp việc kinh doanh trở nên mượt mà hơn bao giờ hết.
Dễ dàng quản lý bán hàng qua điện thoại, máy tính bảng:
+ Tiết kiệm chi phí khi mua phần mềm, sử dụng thoải mái trên hệ điều hành IOS và Android.
+ Dễ dàng giao thiết bị sử dụng khác nhau cho nhân viên pha chế, thu ngân, nhân viên order.
+ Ứng dụng POS365 có thể sử dụng trên nhiều thiết bị di động khác nhau với chỉ một tài khoản.
Phần mềm bán cà phê POS365 thúc đẩy quy trình vận hành diễn ra nhanh chóng, chính xác hơn!
Nhân viên order:
+ Order trên điện thoại, máy tính bảng, loại bỏ sai sót thủ công.
+ Order qua menu điện tử hiện đại, tiết kiệm chi phí in ấn.
+ Thông báo ngay lập tức được gửi đến bộ phận pha chế và thu ngân một cách đồng bộ.
Nhân viên pha chế:
+ Nhận đơn báo chế biến bằng máy tính, máy Pos bán hàng hoặc máy in trong bếp.
+ Thông tin mặt hàng, số lượng, ghi chú món ăn xuất hiện ở đơn đặt hàng.
+ Có thể tạo nhiều khu nhà bếp và chia các lệnh báo chế biến theo từng khu bếp phù hợp.
+ Chế biến theo thứ tự, đơn nào order trước chế biến trước.
Thu ngân:
+ Theo dõi, nắm bắt hành trình đơn hàng.
+ Quét mã QR code thanh toán, tính tiền, in hóa đơn nhanh chóng.
Quản lý kho, nguyên vật liệu cho quán cafe:
+ Với việc nhận thông báo khi nguyên liệu kho sắp hết. Điều này giữ cho nguyên liệu pha chế cafe, trà sữa luôn đầy đủ và tươi mới.
+ Phần mềm quản lý quán cafe POS365 giúp chủ kinh doanh kiểm soát được hàng hóa, kể cả những mặt hàng định lượng như đường, cà phê, sữa,... một cách chuẩn xác.
+ Thực hiện lệnh chuyển hàng hóa giữa các quán cà phê.
Nếu tài chính của bạn tốt thì việc mua bản quyền Pos365 là điều dễ dàng, nhưng nếu mô hình kinh doanh có quy mô nhỏ và vừa nhu cầu quản lý không quá nhiều thì hoàn toàn có thể trải nghiệm các phần mềm quản lý quán cafe miễn phí Pos365.
Kiotviet: phần mềm quản lý quán cafe miễn phí dễ dùng
Kiotviet là phần mềm quản lý bán hàng có số lượng người sử dụng lớn, với đa dạng ngành nghề sử dụng. Phần mềm quản lý quán cafe là một trong các phần mềm của Kiotviet.
Quản lý quy trình Phục vụ - Thu ngân - Bếp chuẩn xác, thuận lợi: Theo dõi hoạt động, thao tác thông báo giữa các bên phục vụ, thu ngân, quầy bar/bếp thuận tiện và kịp thời.
Tiết kiệm tối đa thời gian phục vụ: Phục vụ khách gọi món thông qua Mobile, Tablet chuyên nghiệp, dễ dàng thêm/bớt topping... đáp ứng mọi nhu cầu trong giờ cao điểm.
Thanh toán nhanh, giảm thiểu thất thoát: Hỗ trợ thu ngân thanh toán nhanh trong giờ cao điểm, giảm thiểu nhầm lẫn. Tất cả thao tác của nhân viên đều được lưu trữ rõ ràng, dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
Hỗ trợ quầy Bar/Bếp điều phối chế biến: Tích hợp máy in bếp thông báo gọi món. Màn hình in bếp hiển thị tức thời tất cả món ăn được yêu cầu chế biến từ bồi bàn hoặc khách hàng.
Đặt bàn, đặt chỗ từ xa một cách dễ dàng: Phần mềm hỗ trợ quản lý phòng bàn chuyên nghiệp, kiểm tra nhanh bàn nào còn trống, bàn nào đã có khách... hoặc đặt bàn sẵn theo nhu cầu của khách.
Quản lý chấm công và tính lương nhân viên: KiotViet kết nối và đồng bộ tự động với máy chấm công, lưu trữ toàn bộ dữ liệu như giờ đến, giờ về, ngày nghỉ... và tự động tính toán lương, thưởng cho từng nhân viên.
Bứt tốc doanh thu vượt trội với Menu điện tử: Dễ dàng khởi tạo, tùy chỉnh Menu điện tử dễ dàng trong vòng 30 giây, không chịu chi phí hoa hồng. Đơn hàng đồng bộ tức thời về KiotViet POS, tối ưu chi phí, nhân sự cho người bán.
Bán hàng mượt mà ngay cả khi Internet mất kết nối: Khi cửa hàng gặp sự cố mất mạng Internet, hoạt động bán hàng vẫn diễn ra bình thường. Nhờ công nghệ điện toán đám mây, dữ liệu được lưu giữ và đồng bộ khi kết nối Internet hoạt động trở lại.
Xuất hóa đơn điện tử ngay trên máy bán hàng: Sử dụng máy quét hoặc điện thoại thông minh tìm kiếm hàng hóa có mã vạch giúp kiểm kho nhanh chóng, chính xác, hạn chế tối đa thất thoát sản phẩm.
Tích hợp mọi thiết bị phần cứng hiện đại nhất: Phần mềm chạy mượt mà trên mọi nền tảng thiết bị như Mobile, Tablet, Windows, IOS hay Android, đáp ứng trọn vẹn nhu cầu của mọi quy mô quán.
Nếu tài chính của bạn tốt thì việc mua bản quyền Kiotviet là điều quá dễ dàng, nhưng nếu mô hình kinh doanh có quy mô nhỏ và vừa nhu cầu quản lý không quá nhiều thì hoàn toàn có thể trải nghiệm các phần mềm quản lý quán cafe miễn phí như hướng dẫn dưới đây.
Trên đây chúng tôi đã chia sẻ về top 3 phần mềm quản lý quán cafe miễn phí tốt nhất vĩnh viễn với nhiều tiện ích giá trị, hy vọng bài viết sẽ giúp bạn chọn được phần mềm ưng ý cho quán cafe. Nếu có thêm thông tin khác hãy cập nhật cho chúng tôi để bổ sung đầy đủ hơn, thiết thực hơn. Chúc bạn gặt hái nhiều thành công trong việc kinh doanh quán cafe.
Theo Thanh Phương
